Tägliche Nutzung

Dieser Leitfaden ist für alle, die CallMerlin als Endbenutzer (PIN-Benutzer) verwenden. Du lernst, wie du Merlin als persönlichen KI-Assistenten in deiner täglichen Arbeit einsetzt.

Erste Schritte

Nach Erhalt deines PIN-Codes von deinem Administrator kannst du sofort loslegen. Öffne einen der Kanäle (Telefon, Webcall-Widget, Windows-/macOS-Desktop-App, Android / iPhone & iPad, Slack oder Teams), gib deine PIN ein und du bist bereit.

Erstes Mal? Tippe "help" oder sage "Was kannst du für mich tun", um eine Übersicht zu bekommen, was Merlin für dich tun kann.

Merlin nutzt nur Verbindungen in deinem Tresor: die Verbindungsgruppe deiner PIN, plus geteilte Verbindungen. Eine Marketing-PIN sieht das Privatkonto des CEO nicht. Siehe Verbindungen und PIN-Benutzer.

Sprache oder Chat

Du kannst Merlin auf zwei Wegen erreichen:

Tipp: Kombiniere beides. Starte ein Gespräch per Sprache und wechsle mittendrin zu Chat, wenn du eine Tabelle oder URL sehen willst.

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Telefon

Rufe die CallMerlin-Nummer deiner Organisation an und gib deine PIN ein.

• "Was steht heute in meinem Kalender?"
• "Welche Rechnungen sind noch offen?"
• "Stelle meine offenen Eingangsrechnungen bereit"

Siehe Telefonnummern.

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SEPA-Zahlungsdateien

Merlin stellt offene Eingangsrechnungen aus deinem verbundenen Buchhaltungspaket (Moneybird, WeFact, e-Boekhouden oder Sevdesk) als Zahlungsdatei bereit. Du lädst hoch und unterschreibst in deiner eigenen Bank. Merlin setzt Rechnungen nicht auf bezahlt. Bei mehreren Paketen im Tresor fragt Merlin, welches du nutzen willst.

Sage: "Stelle meine offenen Eingangsrechnungen bereit." Am Telefon sendet Merlin den Link per SMS oder E-Mail. Später im Chat: "Habe ich noch eine SEPA-Datei?"

Du brauchst das PIN-Recht SEPA-Zahlungsdateien und mindestens eines dieser Pakete in deinem Tresor. Siehe SEPA-Zahlungsdateien.

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Webcall-Widget

Das Widget steht auf Seiten, die dein Administrator eingerichtet hat. PIN eingeben, dann chatten oder per Mikrofon sprechen.

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Aufgaben

Merlin merkt sich deine To-dos und erinnert dich daran.

Aufgaben erstellen

• "Erstelle eine Aufgabe: Angebot an Bäckerei De Zon senden"
• "Erinnere mich morgen, den Vertrag zu prüfen"
• "Füge zu meinen Aufgaben hinzu: Server-Backup kontrollieren"

Aufgaben anzeigen

• "Was sind meine Aufgaben?"
• "Habe ich offene Aufgaben?"
• "Zeige meine Aufgaben dieser Woche"

Aufgaben abschließen

• "Markiere die Angebots-Aufgabe als erledigt"
• "Das Server-Backup ist erledigt"

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Cases

Ein Case ist ein laufendes Dossier für Kollegen oder Teams (z. B. wütender Kunde, offene Rechnung).

• "Mach hier einen Case für Sales."
• "Welche Cases sind offen?"
• "Ich übernehme diesen Case."
• "Speichere diese Rechnung bei der Case" (permanenter Anhang + teilbarer Link, 15 Min.)

Siehe Cases.

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Workflows

Workflows sind automatische Schrittfolgen, die Merlin für dich ausführt. Sie kombinieren mehrere Aktionen in einem Befehl.

Workflow-Beispiele

Morgen-Briefing

"Erstelle einen Workflow 'Morgen-Briefing', der: meinen Kalender für heute prüft, offene Rechnungen älter als 30 Tage checkt, ungelesene E-Mails zählt und mir eine Zusammenfassung gibt."

Sales-Pipeline-Check

"Erstelle einen Workflow 'Sales-Check', der: alle Deals in der Pipeline abruft, Deals zeigt, die länger als 7 Tage nicht aktualisiert wurden, zählt wie viele Deals in jeder Phase sind und eine Zusammenfassung mit Empfehlungen gibt."

Lead-Prospektierung

"Erstelle einen Workflow 'Neue Leads', der: Unternehmen in der Kategorie und Stadt sucht, die ich nenne, nach mindestens 4 Sternen und 20 Bewertungen filtert, die Ergebnisse als neue Leads in meinem CRM speichert und eine Aufgabe erstellt, sie diese Woche anzurufen."

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Meeting-Zusammenfassungen

Nach einem Zoom- oder Teams-Videomeeting oder nach einer Live-Aufnahme in der CallMerlin-App oder Desktop-App fragst du Merlin nach einer Zusammenfassung und Aktionspunkten. Gleiche Frage in jedem Kanal. Merlin erstellt eine Zusammenfassung und speichert sie. Folgefragen nutzen diese Zusammenfassung, nicht das volle Transkript.

Wann nutzen

• Nach dem Kundengespräch: warte bis das Transkript fertig ist (Zoom/Teams), dann: "Fasse das Meeting zusammen und nenne die Aktionspunkte"
• Face-to-Face oder hybrid ohne Zoom/Teams: öffne Meeting aufnehmen in App oder Desktop, bestätige die Einwilligung, stoppe nach dem Gespräch
• Tagesende: "Welche offenen Aktionspunkte gibt es aus den Meetings von heute?"
• Übergabe an Kollegen: Zusammenfassung in Slack, Teams oder per Telefon abrufen

Auf das Transkript warten

Frage nicht sofort nach dem Auflegen. Zoom braucht meist 5–15 Minuten für das Cloud-Transkript. Teams über Graph API oft 5–30 Minuten nach Meeting-Ende. Siehe Meeting-Zusammenfassungen.

Live-Aufnahme in App oder Desktop: kein Warten auf ein externes Transkript; Verarbeitung startet nach Stopp.

Sobald Transkript oder Aufnahme da ist, erstellt CallMerlin die Zusammenfassung meist innerhalb von 15–60 Sekunden. Folgefragen gehen schneller.

Live-Aufnahme (App & Desktop)

Kein Zoom- oder Teams-Transkript? Nimm Face-to-Face- oder Hybrid-Meetings in CallMerlin auf (App oder Desktop), nicht mit der System-Sprachnotiz.

1. Melde dich mit deiner PIN in der CallMerlin-App oder Desktop-App an
2. Öffne Meeting aufnehmen
3. Bestätige die Einwilligung: informiere alle Teilnehmer vor der Aufnahme
4. Starte die Aufnahme; stoppe, wenn das Gespräch endet
5. CallMerlin erstellt eine Zusammenfassung mit Aktionspunkten und löscht die Roh-Audio
6. Merke dir den Titel auf dem Ergebnisbildschirm (er verschwindet, wenn du den Bildschirm schließt). Folgefragen im Chat, z. B.:
   • Zusammenfassung von <Titel>
   • Aktionspunkte aus <Titel>
   • Welche F2F-Titel kennst du?

Du brauchst das PIN-Recht Meeting-Zusammenfassungen. Max. 90 Minuten oder 50 MB pro Aufnahme; die Dauer zählt zu deinem Minutenkontingent.

Details: Live-Aufnahme (App & Desktop).

Beispiele pro Kanal

Folgefragen

Im selben Gespräch oder später auf einem anderen Kanal:

• "Was waren die Aktionspunkte?"
• "Wer muss was tun?"
• "Erstelle Aufgaben für jeden Aktionspunkt"
• Zusammenfassung von <Titel> (nach einer Live-Aufnahme)

Unterschied zur Thread-Zusammenfassung

Praxistipp

Einer der stärksten täglichen Use Cases: nach dem Call eine Frage, Aktionspunkte in Aufgaben umwandeln, fertig. Kombiniere mit Workflows für eine feste Routine nach jedem Meeting.

Siehe Meeting-Zusammenfassungen für Setup (Zoom-Aufzeichnung, Teams-Transkription, Live-Aufnahme, PIN-Recht Meeting-Zusammenfassungen).

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Automatisierungen und Genehmigung

Automatisierungen kombinieren Workflows mit KI-Analyse. Das System liest Daten aus Ihren Kommunikationskanälen, holt automatisch Kontext aus CRM und Buchhaltung und sendet alles durch die KI zur Analyse.

Genehmigen per Chat oder Dashboard

Wenn eine Automatisierung eine Genehmigung benötigt, erscheint eine Karte mit:

• Ergebnissen mit Dringlichkeitslabeln (DRINGEND, AKTION, INFO)
• Einem Genehmigen und Ablehnen Button

Klicken Sie auf den Button, um die vorgeschlagenen Aktionen zu genehmigen oder abzulehnen.

Genehmigen per Sprache

Bei Telefonaten beschreibt Merlin die Ergebnisse und fragt: "Möchten Sie diese Aktionen genehmigen?" Sagen Sie "ja" oder "nein".

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Workflow Discovery

Auf Business und höher: wöchentlich bis zu 3 Automatisierungsvorschläge in Slack (opt-in). Nach "Entwurf erstellen": "Zeige meine Entwurfs-Workflows" oder "Aktiviere den Entwurf [Name]".

Siehe Workflow Discovery.

Gelernte Fakten

Merlin merkt sich Informationen, die du ihm sagst.

• "Merke dir, dass unsere Standard-Zahlungsfrist 14 Tage beträgt"
• "Was weißt du über unsere Zahlungsfrist?"
• "Vergiss, was du über die Zahlungsfrist weißt"

Tipp: Je mehr Fakten Merlin über dein Unternehmen kennt, desto besser werden die Antworten.

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Alerts

Proaktive Benachrichtigungen, wenn eine Bedingung wahr ist.

• "Stelle einen Alert ein: melde mir, wenn Rechnungen älter als 30 Tage offen sind"
• "Welche Alerts habe ich?"

Tipp: Alerts senden nur eine Meldung. Sie starten keinen Workflow automatisch. Bei einer Meldung kannst du in Slack sagen: "starte Incasso-Workflow", oder eine geplante Workflow anlegen.

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Gesprächsprotokolle

Alle Gespräche werden protokolliert. Im Dashboard: Datum, Dauer, Quelle, Transkript. Filter nach Zeitraum, PIN oder Kanal.

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Einblicke

KPIs und Trends aus verbundenen Tools. Per Chat: "Wie steht unsere Umsatzentwicklung diese Woche?" Dashboard: Einblicke mit täglichen/wöchentlichen Berichten.

Siehe Einblicke.

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Boards

Interaktive Übersichten in der Chat: z. B. dagstart, cashstand, account health + Kundenname. Mobil: Board öffnen im Browser.

Siehe Boards.

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Lead Lookup

Suche Unternehmen nach Name, Kategorie oder Standort.

• "Finde Zahnärzte in Rotterdam"
• "Suche Hotels bei Schiphol mit mindestens 4 Sternen"
• "Speichere dieses Unternehmen in meinem CRM"

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Datei-Upload

Bilder und Dokumente per Paperclip oder Drag & Drop (max. 10 MB, 5 Dateien pro Sitzung). Chat-Upload ist temporar. Fur ein Dossier: "Speichere das bei Case [Titel]" — dann dauerhaft auf der Case mit teilbarem Link (max. 10 Dateien pro Case).

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Wissens-Playbooks

Gespeicherte Lösungen aus abgeschlossenen Cases. "Moneybird zeigt einen Fehler, hatten wir das schon?" Siehe Wissens-Playbooks.

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Direct Messages

Nachrichten an Kollegen via @Name in der CallMerlin-Chat. Gruppen: @Sales. Kein KI-Antwort auf die Nachricht selbst; Chat-Forfait 1 min gilt.

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Slack-Kanal

@CallMerlin + Frage in einem Kanal oder DM. Beispiel: @CallMerlin wie viele offene Rechnungen habe ich? Neue Session nach 10 min Stille = 1 min.

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Teams-Kanal

@CallMerlin + Frage im Teams-Kanal. Gleiche Abrechnungsregel wie Slack. Siehe Teams-Kanal.

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Slack und Teams: Gesprach zusammenfassen

Merlin hort nicht automatisch in Team-Chats mit. Sie starten immer mit @CallMerlin in Slack oder Teams.

Nach einem Meeting in Slack

1. Gehen Sie zum Thread, in dem Ihr Team diskutiert hat
2. Tippen Sie @CallMerlin fass dieses Gesprach zusammen
3. Folgefragen im selben Thread innerhalb von 10 Minuten gehören zur gleichen Chat-Sitzung:
   • @CallMerlin was sind die Aktionspunkte?
   • @CallMerlin erstelle Aufgaben fur jeden Aktionspunkt

Anderer Kanal oder langere Historie

Wenn Slack verbunden ist und Ihr Administrator Nachrichten lesen fur Ihre PIN aktiviert hat:

• @CallMerlin lies #sales und gib Rat
• @CallMerlin was wurde heute in #support besprochen?

Bei Zusammenfassungs-Befehlen im Thread liest Merlin automatisch bis zu 50 Nachrichten aus diesem Gesprach.

Abrechnung

Jede neue Slack- oder Teams-Chat-Sitzung (nach 10 Minuten Stille) = 1 Minute. Siehe Slack-Kanal.

Praxistipp

Kombinieren Sie Zusammenfassung mit Aufgaben und Workflows: zuerst zusammenfassen, dann Aktionspunkte in Aufgaben umwandeln.

Für Videomeetings (Zoom/Teams) oder eine Live-Aufnahme (App/Desktop) siehe das Kapitel Meeting-Zusammenfassungen oben.

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Tipps für effektive Nutzung

1. Sei spezifisch. "Welche Rechnungen dieses Monats sind noch nicht bezahlt?" ist besser als "Suche Rechnungen."
2. Verwende natürliche Sprache. Du musst keine Befehle auswendig lernen.
3. Kombiniere Funktionen. Suchen → Filtern → Speichern → Aufgabe erstellen → Alert setzen.
4. Bringe Merlin dein Unternehmen bei. Beginne mit deinen 10 meistgenutzten Geschäftsregeln.
5. Baue Workflows schrittweise auf. Starte mit 2 Schritten und erweitere dann.
6. Nutze Alerts proaktiv. Lass Merlin dich warnen, statt selbst nachzuschauen.