PIN-Benutzer
Verwalten Sie, wer Zugang zu Merlin hat und mit welchen Berechtigungen.
PIN-Benutzer
Eine PIN ist ein 6-stelliger numerischer Code, mit dem sich ein Endbenutzer bei Merlin identifiziert. Jede PIN hat eigene Berechtigungen, ein optionales Template, Aufgaben und gelernte Fakten.
Wie funktioniert die PIN-Verifizierung?
Merlin fragt immer eine PIN ab, bevor ein Gespräch beginnt, unabhängig vom Kanal:
- Telefon: Der Anrufer gibt die PIN über die Tastatur ein
- Webcall-Widget / Desktop-App (Windows / macOS) / Android & iPhone: Der Benutzer gibt die PIN am Bildschirm ein
Nach der Verifizierung lädt Merlin die Berechtigungen, das Template, die Aufgaben und die gelernten Fakten dieser PIN. So bekommt jeder Mitarbeiter ein personalisiertes Erlebnis.
PIN erstellen
- Gehen Sie zu PIN-Benutzer im Dashboard
- Klicken Sie auf Neue PIN
- Geben Sie einen Namen ein
- Wählen Sie die Berechtigungen
- Wählen Sie optional ein Template
- Optional: Aktivieren Sie 2FA (SMS oder TOTP)
Berechtigungen
Pro PIN legen Sie fest, welche Tools Merlin verwenden darf. Berechtigungen sind in Kategorien unterteilt:
- Leserechte - Rechnungen einsehen, Kalender prüfen, CRM-Kontakte nachschlagen
- Schreibrechte - Rechnungen erstellen, Termine planen, Kontakte anlegen
- Hohes Risiko - Zahlungen verarbeiten, Verträge ändern, Nachrichten versenden
- Kommunikation - E-Mail, Teams-Nachrichten, Slack-Benachrichtigungen senden
- Social Media - Posts auf Instagram, LinkedIn veröffentlichen
- KI-Analyse - Workflow-Daten analysieren und systemübergreifend verknüpfen
Schnellvoreinstellungen
Über der Rechteliste finden Sie drei Schaltflächen, um Berechtigungen mit einem Klick zu setzen:
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| Alle Berechtigungen | Schaltet alle verfügbaren Rechte für Ihre aktiven Verbindungen ein |
| Nur lesen | Nur Lese- und Listenrechte, keine Schreib- oder Hochrisiko-Aktionen |
| Finanzen eingeschränkt | Alles außer Finanzkennzahlen und Hochrisiko-Aktionen (z. B. Zahlungen) |
Nach einer Voreinstellung können Sie einzelne Rechte noch anpassen. Die grüne Schaltfläche zeigt, welche Voreinstellung aktiv ist.
Änderungen an Berechtigungen gelten sofort beim nächsten Gespräch.
Wissensdatenbank-Rechte
Zwei getrennte Rechte:
- Wissensdatenbank durchsuchen – Merlin darf Wissensdokumente in Chat/Sprache suchen
- Dokumente in die Wissensdatenbank hochladen – die PIN darf per Chat Dokumente hinzufügen
Uploads einer PIN landen in der PIN-Gruppe dieses Benutzers. Ohne PIN-Gruppe gehen sie auf die Plattform (sichtbar fur alle PINs), nach Bestatigung im Chat. Eine PIN darf eigene Uploads loschen; ein Admin kann Dokumente neu zuweisen.
Limits: max. 25 Dokumente pro Konto, soft max. 8 pro PIN-Gruppe, max. 10 MB pro Datei.
PIN-Gruppen
Ein PIN-Benutzer gehört höchstens einer PIN-Gruppe an (Vertrieb oder Finance, nicht beide). Wählen Sie eine andere Gruppe, dann wechselt der Benutzer.
PIN-Gruppen sind für Aufgaben, Cases und Wissens-Scope: Arbeit einem Team zuweisen und Wissensdokumente pro Team isolieren. Sie isolieren keine Tokens. Wechselt eine PIN die Gruppe, bleiben bestehende Wissensdokumente bei der alten Gruppe.
Verbindungsgruppe
Die Verbindungsgruppe auf der PIN (oder der Standard auf der PIN-Gruppe) bestimmt, welche Verbindungen Merlin nutzen darf. Die Wahl auf der PIN gewinnt gegen den Standard der PIN-Gruppe.
| Was | Zweck |
|---|---|
| PIN-Gruppe | Aufgaben, Cases und Wissens-Scope für ein Team |
| Verbindungsgruppe | Welche Verbindungen Merlin in diesem Gespräch nutzen darf |
Rechte und Tresor sind beide nötig. Ohne passende Verbindung im Tresor kann Merlin dieses Recht nicht nutzen, auch wenn es eingeschaltet ist. Eine PIN ohne Verbindungsgruppe (und ohne PIN-Gruppen-Standard) sieht nur geteilte Verbindungen.
Siehe Verbindungen für geteilt versus exklusiv.
Aufgaben
Aufgaben sind Anweisungen, die Merlin bei jedem Gespräch mit diesem PIN-Benutzer mitbekommt. Es gibt drei Typen:
- Dauerhafte Anweisung (standing) - Fortlaufende Anweisungen, z.B. "Frage immer nach der Bestellnummer" oder "Begrüße den Kunden mit seinem Vornamen". Kann eine Wiederholung haben (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Einmalige Aufgabe (onetime) - Temporäre Aufgaben mit optionaler Frist, z.B. "Erinnere mich heute an das Meeting um 15:00"
- Workflow - Mehrstufige Aktionen, die automatisch mehrere Tools aufrufen, z.B. "Kontakt in CRM anlegen und Follow-up planen"
Aufgaben können über das Dashboard erstellt werden, aber auch von Merlin selbst während eines Gesprächs (wenn der Mitarbeiter dies verlangt).
Gelernte Fakten
Merlin lernt automatisch Fakten aus Gesprächen, wie "Kunde X möchte immer eine Bestätigung per E-Mail". Diese Fakten werden bei folgenden Gesprächen als Kontext mitgenommen. Sie können Fakten im Dashboard einsehen und löschen.
2FA pro PIN
Für zusätzliche Sicherheit können Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung pro PIN aktivieren:
- SMS: Der Anrufer erhält einen SMS-Code, den er ansagen muss
- TOTP: Der Anrufer liest einen 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App vor
Dies ist besonders nützlich für PINs mit Hoch-Risiko-Schreibrechten.