Teams-Kanal

Mit dem Teams-Kanal koennen deine Mitarbeiter ueber Microsoft Teams direkt mit Merlin chatten. Tippe @CallMerlin gefolgt von einer Frage in einem Teams-Kanal und Merlin antwortet mit Daten aus deinen verbundenen Diensten.

Verfuegbarkeit

Der Teams-Kanal ist ab dem Professional-Plan verfuegbar.

So funktioniert es

1. Ein Mitarbeiter tippt @CallMerlin wie viele Rechnungen habe ich? in einem Teams-Kanal
2. Merlin sendet sofort eine Zwischennachricht: "Ich arbeite daran..."
3. Innerhalb von 5-15 Sekunden antwortet Merlin mit der eigentlichen Antwort
4. Merlin hat Zugriff auf dieselben Tools wie bei Webchat, Telefon und Desktop

Sprechen statt Tippen (Handy)

Auf dem Handy tippen Sie @CallMerlin und sprechen Ihre Frage ueber das Mikrofon auf der Tastatur ein (iOS, Gboard, SwiftKey). Merlin erhaelt normalen Text wie beim Tippen. Keine extra Einrichtung noetig.

Voraussetzungen

Bevor du den Teams-Kanal aktivieren kannst, brauchst du:

• Einen Professional-Plan oder hoeher
• Eine aktive Microsoft 365-Verbindung (unter Verbindungen im Dashboard)
• Teambesitzer-Rechte im Teams-Team, in dem Merlin aktiv sein soll

IT-Admin-Anforderung

Der Microsoft 365 / Teams-Administrator muss "Benutzerdefinierte Apps hochladen" aktiviert haben:

1. Gehe zum Teams Admin Center
2. Navigiere zu Teams-Apps → Setuprichtlinien
3. Oeffne die Richtlinie, die fuer deine Benutzer gilt (z.B. Global)
4. Setze "Benutzerdefinierte Apps hochladen" auf Ein

Ohne diese Einstellung erscheint die Option "Ausgehenden Webhook erstellen" nicht in Teams.

Einrichten

Schritt 1: Ausgehenden Webhook in Teams erstellen

1. Oeffne Microsoft Teams (Web oder Desktop)
2. Gehe zum Team, in dem Merlin aktiv sein soll
3. Klicke auf die drei Punkte (•••) neben dem Teamnamen
4. Klicke auf Team verwalten
5. Gehe zum Tab Apps
6. Klicke unten rechts auf "Ausgehenden Webhook erstellen"
7. Fuelle aus:
   • Name: Merlin
   • Callback-URL: die URL, die im CallMerlin-Dashboard unter Teams-Kanal angezeigt wird
   • Beschreibung: KI-Assistent fuer deine Business-Tools
8. Klicke auf Erstellen
9. Ein HMAC-Sicherheitstoken erscheint. Kopiere es sofort, es wird nur einmal angezeigt

Schritt 2: Dashboard konfigurieren

1. Gehe zu callmerlin.app → Dashboard → Teams-Kanal
2. Fuege das HMAC-Token aus Schritt 1 ein
3. Gib deine Tenant-ID ein (zu finden im Azure Portal → Microsoft Entra ID → Uebersicht)
4. Waehle deine Microsoft 365-Verbindung (muss bereits unter Verbindungen existieren)
5. Waehle eine Standard-PIN (optional, fuer neue Mitarbeiter)
6. Schalte den Toggle EIN
7. Klicke auf Speichern

Schritt 3: Erste Nachricht senden

1. Gehe zurueck zu Teams
2. Tippe @CallMerlin hallo im Kanal
3. Merlin antwortet mit "Ich arbeite daran..." gefolgt von einer Begruessung

Bei der ersten Nachricht wird dein Teams-Konto automatisch im CallMerlin-Dashboard registriert.

Benutzerzuordnung

Jeder Teams-Benutzer wird mit einem PIN-Code verknuepft. Die PIN bestimmt, welche Berechtigungen und welches Template Merlin verwendet.

Automatische Registrierung

Wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal @CallMerlin in Teams tippt, wird sein Konto automatisch registriert. Du siehst den Mitarbeiter im Dashboard unter Teams-Kanal → Benutzerzuordnungen.

PIN zuweisen

1. Gehe zu Teams-Kanal im Dashboard
2. Finde den Mitarbeiter in der Tabelle Benutzerzuordnungen
3. Waehle eine PIN aus dem Dropdown
4. Die Zuordnung ist sofort aktiv

PIN entfernen

Klicke auf Entfernen neben einem Mitarbeiter, um die PIN-Zuordnung zu loeschen. Der Mitarbeiter faellt dann auf die Standard-PIN zurueck (falls eine eingestellt ist).

Standard-PIN

Stelle eine Standard-PIN fuer Teams-Benutzer ein, die noch nicht individuell zugeordnet sind. Neue Mitarbeiter haben dann sofort Zugang ohne manuelle Zuordnung.

Tipp: Erstelle eine PIN mit eingeschraenkten Leserechten als Standard. Weise erweiterte Rechte ueber individuelle Zuordnungen zu.

Meeting-Zusammenfassungen (Zoom/Teams-Transkript)

Fuer Zusammenfassungen von Videomeetings (nicht nur Teams-Chat): aktiviere Live-Transkription waehrend des Meetings, lasse deinen Tenant-Admin Meeting-Transkription für Online-Meetings in Microsoft 365 aktivieren, und vergebe auf der PIN das Recht Meeting-Zusammenfassungen.

Das Dashboard unter Teams-Kanal zeigt die Checkliste. Details: Meeting-Zusammenfassungen.

Gespraeche zusammenfassen und Rat einholen

Merlin hoert nicht automatisch in Team-Chats mit. Du startest immer mit @CallMerlin. Nuetzliche Befehle im Thread, in dem euer Team diskutiert:

Fuer einen anderen Teams-Kanal oder laengere Historie brauchst du eine verbundene Microsoft-365-Kopplung. Dein Admin muss auf deiner PIN Nachrichten lesen aktiviert haben (unter PIN-Benutzer → Rechte):

• @CallMerlin lies den Marketing-Kanal und gib Rat
• @CallMerlin was wurde in dieser Stunde in diesem Kanal besprochen?

Abrechnung: wie jede Teams-Chat-Sitzung (startet mit 1 Minute; Extra-Nachrichten in derselben Sitzung können Extra-Minuten hinzufügen). Siehe Abrechnung.

Hinweis: Bei Zusammenfassungs-Befehlen (z. B. "fass dieses Gespraech zusammen") liest Merlin automatisch bis zu 50 Nachrichten aus dem aktuellen Thread. Fuer andere Fragen gilt der 15-Minuten-Kontext.

Tipp nach einem Meeting: Tippe @CallMerlin fass dieses Gespraech zusammen und danach @CallMerlin erstelle Aufgaben fuer jedes Action Item im gleichen Thread. Innerhalb von 15 Minuten zaehlt das als eine Chat-Sitzung.

Kontext und Folgefragen

Merlin merkt sich den Gespraechskontext fuer 15 Minuten. Innerhalb dieses Zeitfensters kannst du Folgefragen stellen:

• @CallMerlin wie viele Rechnungen habe ich? → Merlin antwortet mit der Anzahl
• @CallMerlin und wie viele davon sind unbezahlt? → Merlin versteht "davon"

Nach 10 Minuten beginnt ein neues Gespraech ohne vorherigen Kontext.

Abrechnung

Teams-Nachrichten werden als Chat-Sitzungen abgerechnet:

• Erste Nachricht startet als 1 Minute
• Extra-Nachrichten in derselben Sitzung (innerhalb von 10 Minuten) können Extra-Minuten hinzufügen
• Nach 10 Minuten Stille = neue Sitzung ab 1 Minute

Dies ist derselbe Tarif wie bei Webchat-Sitzungen.

Limits

Um Missbrauch zu verhindern, gelten stuendliche Limits:

Wenn das Limit erreicht ist, teilt Merlin mit, wie viele Minuten du warten musst.

Was kannst du fragen?

Alles, was du Merlin ueber Webchat, Telefon oder Desktop fragen kannst, funktioniert auch in Teams. Beispiele pro Verbindung:

Buchhaltung (Moneybird)

• @CallMerlin wie viele offene Rechnungen habe ich?
• @CallMerlin erstelle eine Entwurfsrechnung fuer Bakker BV, 2500 EUR netto
• @CallMerlin was ist der Status von Rechnung 2025-0042?

Kalender und E-Mail (Microsoft 365 / Google)

• @CallMerlin was steht morgen in meinem Kalender?
• @CallMerlin habe ich ungelesene E-Mails?
• @CallMerlin sende eine E-Mail an jan@beispiel.de mit dem Betreff "Angebot"

CRM und Kontakte

• @CallMerlin suche die Telefonnummer von Bakker BV
• @CallMerlin erstelle einen neuen Kontakt: Jan de Vries, jan@beispiel.de

Wissensdatenbank

• @CallMerlin wie funktioniert unsere Rueckgaberichtlinie?
• @CallMerlin was ist das Verfahren bei Krankmeldung?

Einschraenkungen

• Funktioniert nur in oeffentlichen Kanaelen, nicht in privaten Kanaelen oder DMs
• Jedes Teams-Team braucht einen eigenen Webhook (nicht zwischen Teams teilbar)
• Merlin kann keine Dateien senden oder Adaptive Cards verwenden
• Antworten sind auf 4000 Zeichen begrenzt

Fehlerbehebung

"Ausgehenden Webhook erstellen" erscheint nicht

Der IT-Admin muss "Benutzerdefinierte Apps hochladen" im Teams Admin Center aktivieren. Siehe Abschnitt IT-Admin-Anforderung.

"Fehler beim Senden des Webhooks" bei der Erstellung

• Pruefe, ob die Callback-URL korrekt ist und mit https:// beginnt
• Warte 5-10 Minuten und versuche es erneut (Teams kann voruebergehend langsam sein)
• Versuche es ueber den Teams-Webclient statt der Desktop-App

Merlin antwortet nicht

1. Pruefe, ob der Toggle im Dashboard EIN ist
2. Pruefe, ob das HMAC-Token korrekt eingefuegt ist
3. Pruefe, ob die Tenant-ID stimmt
4. Pruefe, ob eine Microsoft 365-Verbindung ausgewaehlt ist
5. Pruefe, ob der Benutzer eine PIN hat (oder eine Standard-PIN eingestellt ist)

"Verknuepfe dein Teams-Konto mit einer PIN"

Der Mitarbeiter hat keine PIN zugeordnet und es ist keine Standard-PIN eingestellt. Gehe zum Dashboard und weise eine PIN zu, oder stelle eine Standard-PIN ein.

"Monatsbudget ist erreicht"

Das Konto hat ein Budgetlimit und dieses ist erreicht. Erhoehe das Limit unter Abrechnung im Dashboard.

Merlin versteht den Kontext nicht

Der Kontext verfaellt nach 15 Minuten. Wenn du danach eine Folgefrage stellst, wiederhole die relevanten Informationen in deiner Nachricht. Fuer Zusammenfassungen nutze die Befehle unter Gespraeche zusammenfassen: Merlin liest dann automatisch bis zu 50 Nachrichten aus dem Thread.