Utilisation quotidienne
Comment utiliser CallMerlin au quotidien comme assistant IA, avec workflows et résumés de réunion Zoom/Teams.
Utilisation quotidienne
Ce guide est destiné à tous ceux qui utilisent CallMerlin comme utilisateur final (utilisateur PIN). Tu apprendras à utiliser Merlin comme assistant IA personnel dans ton travail quotidien.
Premiers pas
Après avoir reçu ton code PIN de ton administrateur, tu peux commencer immédiatement. Ouvre l'un des canaux (téléphone, widget webcall, application desktop Windows / macOS, Android / iPhone & iPad, Slack ou Teams), entre ton PIN et c'est parti.
Première fois ? Tape "help", ou dis "Que peux-tu faire pour moi", pour obtenir un aperçu de ce que Merlin peut faire pour toi.
Merlin n'utilise que les connexions de ton coffre : le groupe de connexions de ton PIN, plus les connexions partagées. Un PIN Marketing ne voit pas le compte privé du CEO. Voir Connexions et Utilisateurs PIN.
Voix ou chat
Tu peux joindre Merlin de deux façons :
| Méthode | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Voix (téléphone, microphone) | Questions rapides, travail mains libres, en déplacement |
| Chat (texte) | Questions complexes, quand tu veux copier des détails, dans des environnements calmes |
Téléphone
Appelez le numéro CallMerlin de votre organisation et saisissez votre PIN.
- "Qu'ai-je dans mon agenda aujourd'hui ?"
- "Quelles factures sont encore ouvertes ?"
- "Prépare mes factures d'achat ouvertes"
Voir Numéros de téléphone.
Fichiers de paiement SEPA
Merlin prépare les factures d'achat ouvertes de votre logiciel de comptabilité connecté (Moneybird, WeFact, e-Boekhouden ou Sevdesk) comme fichier de paiement. Vous importez et signez dans votre propre banque. Merlin ne marque pas les factures comme payées. Si plusieurs logiciels sont dans le coffre, Merlin demande lequel utiliser.
Dites : "Prépare mes factures d'achat ouvertes." Au téléphone, Merlin envoie le lien par SMS ou e-mail. Plus tard en chat : "Ai-je encore un fichier SEPA ?"
Vous avez besoin du droit PIN Fichiers de paiement SEPA et d'au moins un de ces logiciels dans votre coffre. Voir Fichiers de paiement SEPA.
Widget webcall
Le widget est sur les pages configurées par votre administrateur. Entrez votre PIN, puis chattez ou parlez au micro.
Tâches
Merlin retient tes to-dos et te les rappelle.
- "Crée une tâche : envoyer le devis à la Boulangerie de Zon"
- "Quelles sont mes tâches ?"
- "Marque la tâche du devis comme terminée"
Cases
Un case est un dossier en cours à transmettre à un collègue ou une équipe.
- "Crée un case pour Sales à partir de ça."
- "Quels cases sont ouverts ?"
- "Conserve cette facture sur le case" (piece jointe permanente + lien partageable, 15 min)
Voir Cases.
Workflows
Les workflows sont des séquences automatiques que Merlin exécute pour toi.
Exemples
Briefing matinal
"Crée un workflow 'briefing matinal' qui : vérifie mon agenda du jour, contrôle les factures en retard de plus de 30 jours, compte les e-mails non lus et me donne un résumé."
Prospection de leads
"Crée un workflow 'nouveaux leads' qui : recherche des entreprises dans la catégorie et la ville que je précise, filtre par au moins 4 étoiles, enregistre les résultats dans mon CRM et crée une tâche pour les appeler cette semaine."
Clôture hebdomadaire
"Crée un workflow 'clôture semaine' qui : récupère les factures brouillon de cette semaine, totalise le montant, vérifie les numéros de TVA manquants et liste les devis de plus de 14 jours."
Résumés de réunion
Après une réunion vidéo Zoom ou Teams, ou après un enregistrement en direct dans l'app ou le bureau CallMerlin, demandez à Merlin un résumé et les points d'action. Même question sur chaque canal. Merlin crée un résumé et le conserve. Les questions de suivi utilisent ce résumé, pas la transcription complète.
Quand l'utiliser
- Après l'appel client : attendez que le transcript soit prêt (Zoom/Teams), puis : "Résume la réunion et donne les points d'action"
- Face-à-face ou hybride sans Zoom/Teams : ouvrez Enregistrer une réunion dans l'app ou le bureau, confirmez le consentement, arrêtez après la conversation
- Fin de journée : "Quels points d'action ouverts viennent des réunions d'aujourd'hui ?"
- Passation à un collègue : demander le résumé dans Slack, Teams ou au téléphone
Attendre le transcript
Ne demandez pas juste après avoir raccroché. Zoom a souvent besoin de 5–15 minutes pour le transcript cloud. Teams via Graph API : souvent 5–30 minutes après la fin. Voir Résumés de réunion.
Enregistrement en direct dans l'app ou le bureau : pas d'attente d'un transcript externe ; le traitement commence après Stop.
Une fois le transcript ou l'enregistrement disponible, CallMerlin crée le résumé en général en 15–60 secondes. Les questions de suivi sont plus rapides.
Enregistrement en direct (app et bureau)
Pas de transcript Zoom ou Teams ? Enregistrez les réunions face-à-face ou hybrides dans CallMerlin (app ou bureau), pas avec le mémo vocal du système.
- Connectez-vous avec votre PIN dans l'app ou le bureau CallMerlin
- Ouvrez Enregistrer une réunion
- Confirmez le consentement : informez tous les participants avant d'enregistrer
- Démarrez l'enregistrement ; arrêtez quand la conversation est terminée
- CallMerlin crée un résumé avec points d'action et supprime l'audio brut
- Retenez le titre sur l'écran de résultat (il disparaît si vous quittez). Suite dans le chat, par exemple :
Résumé de <titre>Points d'action de <titre>Quels titres F2F connais-tu ?
Il faut le droit PIN Résumés de réunion. Max. 90 minutes ou 50 Mo par enregistrement ; la durée compte dans votre forfait minutes.
Détails : Enregistrement en direct (app et bureau).
Exemples par canal
| Canal | Exemple |
|---|---|
| Slack | @CallMerlin résume la dernière réunion Zoom |
| Teams | @CallMerlin résume la dernière réunion |
| Téléphone | Après le PIN : "Résume ma dernière réunion Teams" |
| Widget, desktop ou app | "Crée un résumé de la dernière réunion Zoom" |
| App ou bureau | Enregistrer une réunion → Stop → puis Points d'action de <titre> |
Questions de suivi
Dans la même conversation ou plus tard sur un autre canal :
- "Quels étaient les points d'action ?"
- "Qui doit faire quoi ?"
- "Crée des tâches pour chaque point d'action"
Résumé de <titre>(après un enregistrement en direct)
Différence avec le résumé de fil
| Résumer le chat Slack/Teams | Résumé de réunion | |
|---|---|---|
| Source | Messages du fil | Réunion Zoom, Teams ou face-à-face en direct |
| Commande | @CallMerlin résume cette conversation | @CallMerlin résume la dernière réunion Zoom |
Conseil pratique
L'un des cas d'usage quotidiens les plus puissants : une question après l'appel, transformer les points d'action en tâches, terminé. Combinez avec des workflows pour une routine fixe après chaque réunion.
Voir Résumés de réunion pour la configuration (enregistrement Zoom, transcription Teams, enregistrement en direct, droit PIN Résumés de réunion).
Automatisations et approbation
Les automatisations combinent les workflows avec l'analyse IA. Le système lit les données de vos canaux de communication, récupère automatiquement le contexte du CRM et de la comptabilité, et envoie le tout à l'IA pour analyse.
Approuver par chat ou tableau de bord
Quand une automatisation nécessite une approbation, une carte apparaît avec :
- Les résultats avec niveaux d'urgence (URGENT, ACTION, INFO)
- Un bouton Approuver et Rejeter
Cliquez sur le bouton pour approuver ou rejeter les actions proposées.
Approuver par la voix
Lors d'appels téléphoniques, Merlin décrit les résultats et demande : "Voulez-vous approuver ces actions ?" Dites "oui" ou "non".
Workflow Discovery
Sur Business et plus : jusqu'à 3 suggestions d'automatisation par semaine dans Slack (opt-in). Après "Créer brouillon" : "Montre mes workflows brouillon" ou "Active le brouillon [nom]".
Voir Workflow Discovery.
Faits appris
Merlin retient les informations que tu lui communiques.
- "Retiens que notre délai de paiement standard est de 14 jours"
- "Que sais-tu de notre délai de paiement ?"
Alertes
Notifications proactives quand une condition est remplie.
- "Configure une alerte : préviens-moi si des factures de plus de 30 jours sont impayées"
Journaux d'appels
Tous les échanges sont enregistrés. Dashboard : date, durée, source, transcription. Filtres par période, PIN ou canal.
Insights
KPI et tendances depuis vos outils connectés. En chat : "Comment va notre chiffre d'affaires cette semaine ?" Voir Insights.
Boards
Aperçus interactifs en chat : briefing matinal, cashstand, account health + nom client. Mobile : Ouvrir le board.
Voir Boards.
Lead Lookup
Recherche des entreprises par nom, catégorie ou localisation.
- "Trouve des dentistes à Rotterdam"
- "Enregistre cette entreprise dans mon CRM"
Téléversement de fichiers
Images et documents via trombone ou glisser-déposer (max. 10 Mo, 5 fichiers par session). Upload chat = temporaire. Pour un dossier : "Conserve ceci sur le case [titre]" — alors permanent sur le case avec lien partageable (max. 10 fichiers par case).
Playbooks de connaissances
Leçons stockées depuis des cases closes. "Moneybird affiche une erreur, avons-nous déjà résolu ça ?" Voir Playbooks.
Messages directs
Messages aux collègues via @nom dans le chat CallMerlin. Groupes : @Sales. Forfait chat 1 min.
Canal Slack
@CallMerlin + question dans un canal ou DM. Nouvelle session après 10 min de silence = 1 min.
Canal Teams
@CallMerlin + question dans Teams. Même règle de facturation. Voir Canal Teams.
Slack et Teams : resumer une conversation
Merlin n'ecoute pas passivement dans les canaux d'equipe. Vous demarrez toujours avec @CallMerlin dans Slack ou Teams.
Apres une reunion dans Slack
- Allez dans le fil ou votre equipe a discute
- Tapez
@CallMerlin resume cette conversation - Les questions de suivi dans le meme fil sous 10 minutes restent dans la meme session :
@CallMerlin quels sont les points d'action ?@CallMerlin cree des taches pour chaque point d'action
Autre canal ou historique plus long
Si Slack est connecte et votre administrateur a active Lire les messages pour votre PIN :
@CallMerlin lis #sales et donne des conseils@CallMerlin qu'est-ce qui a ete discute aujourd'hui dans #support ?
Pour les commandes de resume dans le fil, Merlin lit automatiquement jusqu'a 50 messages de cette conversation.
Facturation
Chaque nouvelle session chat Slack ou Teams (apres 10 minutes de silence) = 1 minute. Voir Canal Slack.
Conseil pratique
Combinez resume, taches et workflows : d'abord resumer, puis transformer les points d'action en taches.
Pour les réunions vidéo (Zoom/Teams) ou un enregistrement en direct (app/bureau), voir le chapitre Résumés de réunion ci-dessus.
Conseils
- Sois spécifique. "Quelles factures de ce mois sont encore impayées ?" est plus efficace que "Cherche des factures."
- Utilise un langage naturel. Pas besoin de mémoriser des commandes.
- Combine les fonctions. Chercher → Filtrer → Sauvegarder → Créer une tâche → Mettre une alerte.
- Apprends à Merlin ton entreprise. Commence par tes 10 règles métier les plus utilisées.
- Construis les workflows progressivement. Commence avec 2 étapes et étends ensuite.