Utilisation quotidienne
Comment utiliser CallMerlin au quotidien comme assistant IA, avec des conseils pratiques et des exemples de workflows.
Utilisation quotidienne
Ce guide est destiné à tous ceux qui utilisent CallMerlin comme utilisateur final (utilisateur PIN). Tu apprendras à utiliser Merlin comme assistant IA personnel dans ton travail quotidien.
Premiers pas
Après avoir reçu ton code PIN de ton administrateur, tu peux commencer immédiatement. Ouvre l'un des canaux (widget webcall, application desktop, application Android, Slack ou Teams), entre ton PIN et c'est parti.
Première fois ? Tape "help" pour obtenir un aperçu de ce que Merlin peut faire pour toi.
Voix ou chat
Tu peux joindre Merlin de deux façons :
| Méthode | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Voix (microphone) | Questions rapides, travail mains libres, en déplacement |
| Chat (texte) | Questions complexes, quand tu veux copier des détails, dans des environnements calmes |
Tâches
Merlin retient tes to-dos et te les rappelle.
- "Crée une tâche : envoyer le devis à la Boulangerie de Zon"
- "Quelles sont mes tâches ?"
- "Marque la tâche du devis comme terminée"
Workflows
Les workflows sont des séquences automatiques que Merlin exécute pour toi.
Exemples
Briefing matinal
"Crée un workflow 'briefing matinal' qui : vérifie mon agenda du jour, contrôle les factures en retard de plus de 30 jours, compte les e-mails non lus et me donne un résumé."
Prospection de leads
"Crée un workflow 'nouveaux leads' qui : recherche des entreprises dans la catégorie et la ville que je précise, filtre par au moins 4 étoiles, enregistre les résultats dans mon CRM et crée une tâche pour les appeler cette semaine."
Clôture hebdomadaire
"Crée un workflow 'clôture semaine' qui : récupère les factures brouillon de cette semaine, totalise le montant, vérifie les numéros de TVA manquants et liste les devis de plus de 14 jours."
Automatisations et approbation
Les automatisations combinent les workflows avec l'analyse IA. Le système lit les données de vos canaux de communication, récupère automatiquement le contexte du CRM et de la comptabilité, et envoie le tout à l'IA pour analyse.
Approuver par chat ou tableau de bord
Quand une automatisation nécessite une approbation, une carte apparaît avec :
- Les résultats avec niveaux d'urgence (URGENT, ACTION, INFO)
- Un bouton Approuver et Rejeter
Cliquez sur le bouton pour approuver ou rejeter les actions proposées.
Approuver par la voix
Lors d'appels téléphoniques, Merlin décrit les résultats et demande : "Voulez-vous approuver ces actions ?" Dites "oui" ou "non".
Faits appris
Merlin retient les informations que tu lui communiques.
- "Retiens que notre délai de paiement standard est de 14 jours"
- "Que sais-tu de notre délai de paiement ?"
Alertes
Notifications proactives quand une condition est remplie.
- "Configure une alerte : préviens-moi si des factures de plus de 30 jours sont impayées"
Lead Lookup
Recherche des entreprises par nom, catégorie ou localisation.
- "Trouve des dentistes à Rotterdam"
- "Enregistre cette entreprise dans mon CRM"
Conseils
- Sois spécifique. "Quelles factures de ce mois sont encore impayées ?" est plus efficace que "Cherche des factures."
- Utilise un langage naturel. Pas besoin de mémoriser des commandes.
- Combine les fonctions. Chercher → Filtrer → Sauvegarder → Créer une tâche → Mettre une alerte.
- Apprends à Merlin ton entreprise. Commence par tes 10 règles métier les plus utilisées.
- Construis les workflows progressivement. Commence avec 2 étapes et étends ensuite.