Canal Teams

Le canal Teams permet a vos collaborateurs de discuter avec Merlin directement dans Microsoft Teams. Tapez @Merlin suivi d'une question dans un canal Teams et Merlin repond avec les donnees de vos services connectes.

Disponibilite

Le canal Teams est disponible a partir du plan Professional.

Comment ca fonctionne

1. Un collaborateur tape @Merlin combien de factures ai-je ? dans un canal Teams
2. Merlin envoie immediatement un message intermediaire : "J'y travaille..."
3. En 5 a 15 secondes, Merlin repond avec la reponse reelle
4. Merlin a acces aux memes outils que le webchat, le telephone et le bureau

Prerequis

Avant de pouvoir activer le canal Teams, vous avez besoin de :

• Un plan Professional ou superieur
• Une connexion Microsoft 365 active (sous Connexions dans le tableau de bord)
• Des droits de proprietaire d'equipe dans l'equipe Teams ou Merlin doit etre actif

Prerequis administrateur IT

L'administrateur Microsoft 365 / Teams doit avoir active "Charger des applications personnalisees" :

1. Allez au Centre d'administration Teams
2. Naviguez vers Applications Teams → Strategies de configuration
3. Ouvrez la strategie qui s'applique a vos utilisateurs (par ex. Globale)
4. Mettez "Charger des applications personnalisees" sur Active

Sans ce parametre, l'option "Creer un webhook sortant" n'apparait pas dans Teams.

Configuration

Etape 1 : Creer un webhook sortant dans Teams

1. Ouvrez Microsoft Teams (web ou bureau)
2. Allez dans l'equipe ou Merlin doit etre actif
3. Cliquez sur les trois points (•••) a cote du nom de l'equipe
4. Cliquez sur Gerer l'equipe
5. Allez dans l'onglet Applications
6. Cliquez en bas a droite sur "Creer un webhook sortant"
7. Remplissez :
   • Nom : Merlin
   • URL de rappel : l'URL affichee dans le tableau de bord CallMerlin sous Canal Teams
   • Description : Assistant IA pour vos outils professionnels
8. Cliquez sur Creer
9. Un jeton de securite HMAC apparait. Copiez-le immediatement, il n'est affiche qu'une seule fois

Etape 2 : Configurer le tableau de bord

1. Allez sur callmerlin.app → Tableau de bord → Canal Teams
2. Collez le jeton HMAC de l'etape 1
3. Entrez votre ID de locataire (disponible dans le Portail Azure → Microsoft Entra ID → Vue d'ensemble)
4. Selectionnez votre connexion Microsoft 365 (doit deja exister sous Connexions)
5. Choisissez un PIN par defaut (optionnel, pour les nouveaux collaborateurs)
6. Activez le bouton bascule
7. Cliquez sur Enregistrer

Etape 3 : Envoyer votre premier message

1. Retournez dans Teams
2. Tapez @Merlin bonjour dans le canal
3. Merlin repond avec "J'y travaille..." suivi d'un message d'accueil

Lors du premier message, votre compte Teams est automatiquement enregistre dans le tableau de bord CallMerlin.

Association des utilisateurs

Chaque utilisateur Teams est lie a un code PIN. Le PIN determine quels droits et quel template Merlin utilise.

Inscription automatique

Lorsqu'un collaborateur tape @Merlin pour la premiere fois dans Teams, son compte est automatiquement enregistre. Vous le verrez apparaitre dans le tableau de bord sous Canal Teams → Associations d'utilisateurs.

Attribuer un PIN

1. Allez dans Canal Teams dans le tableau de bord
2. Trouvez le collaborateur dans le tableau Associations d'utilisateurs
3. Selectionnez un PIN dans le menu deroulant
4. L'association est immediatement active

Dissocier un PIN

Cliquez sur Dissocier a cote d'un collaborateur pour supprimer l'association PIN. Le collaborateur retombe alors sur le PIN par defaut (s'il est configure).

PIN par defaut

Definissez un PIN par defaut pour les utilisateurs Teams qui ne sont pas encore associes individuellement. Les nouveaux collaborateurs ont alors un acces immediat sans association manuelle.

Conseil : Creez un PIN avec des droits de lecture limites comme valeur par defaut. Attribuez des droits plus etendus via des associations individuelles.

Contexte et questions de suivi

Merlin conserve le contexte de la conversation pendant 15 minutes. Dans cette fenetre, vous pouvez poser des questions de suivi :

• @Merlin combien de factures ai-je ? → Merlin repond avec le nombre
• @Merlin et combien sont impayees ? → Merlin comprend la reference

Apres 15 minutes, une nouvelle conversation commence sans contexte precedent.

Facturation

Les messages Teams sont factures comme des sessions de chat :

• Premier message = 0,5 minute
• Questions de suivi dans les 15 minutes = gratuites (meme session)
• Apres 15 minutes = nouvelle session de 0,5 minute

C'est le meme tarif que les sessions webchat.

Limites

Pour prevenir les abus, des limites horaires s'appliquent :

Lorsque la limite est atteinte, Merlin indique combien de minutes il faut attendre.

Que pouvez-vous demander ?

Tout ce que vous pouvez demander a Merlin via webchat, telephone ou bureau fonctionne aussi dans Teams. Exemples par connexion :

Comptabilite (Moneybird)

• @Merlin combien de factures impayees ai-je ?
• @Merlin cree une facture brouillon pour Bakker BV, 2500 EUR HT
• @Merlin quel est le statut de la facture 2025-0042 ?

Agenda et e-mail (Microsoft 365 / Google)

• @Merlin qu'y a-t-il a mon agenda demain ?
• @Merlin ai-je des e-mails non lus ?
• @Merlin envoie un e-mail a jan@exemple.fr avec l'objet "Devis"

CRM et contacts

• @Merlin cherche le numero de telephone de Bakker BV
• @Merlin cree un nouveau contact : Jan de Vries, jan@exemple.fr

Base de connaissances

• @Merlin comment fonctionne notre politique de retour ?
• @Merlin quelle est la procedure en cas d'arret maladie ?

Limitations

• Fonctionne uniquement dans les canaux publics, pas dans les canaux prives ou les DM
• Chaque equipe Teams a besoin de son propre webhook (non partageable entre equipes)
• Merlin ne peut pas envoyer de fichiers ni utiliser d'Adaptive Cards
• Les reponses sont limitees a 4000 caracteres

Depannage

"Creer un webhook sortant" n'apparait pas

L'administrateur IT doit activer "Charger des applications personnalisees" dans le Centre d'administration Teams. Voir la section Prerequis administrateur IT.

"Erreur lors de la soumission du webhook" a la creation

• Verifiez que l'URL de rappel est correcte et commence par https://
• Attendez 5 a 10 minutes et reessayez (Teams peut etre temporairement lent)
• Essayez via le client web Teams au lieu de l'application de bureau

Merlin ne repond pas

1. Verifiez que le bouton bascule est ACTIVE dans le tableau de bord
2. Verifiez que le jeton HMAC est correctement colle
3. Verifiez que l'ID de locataire est correct
4. Verifiez qu'une connexion Microsoft 365 est selectionnee
5. Verifiez que l'utilisateur a un PIN (ou qu'un PIN par defaut est defini)

"Associez votre compte Teams a un PIN"

Le collaborateur n'a pas de PIN associe et aucun PIN par defaut n'est defini. Allez dans le tableau de bord et attribuez un PIN, ou definissez un PIN par defaut.

"Le budget mensuel est atteint"

Le compte a un plafond budgetaire et il est atteint. Augmentez le plafond sous Facturation dans le tableau de bord.

Merlin ne comprend pas le contexte

Le contexte expire apres 15 minutes. Si vous posez une question de suivi apres ce delai, repetez les informations pertinentes dans votre message.