Canal Teams

Le canal Teams permet a vos collaborateurs de discuter avec Merlin directement dans Microsoft Teams. Tapez @CallMerlin suivi d'une question dans un canal Teams et Merlin repond avec les donnees de vos services connectes.

Disponibilite

Le canal Teams est disponible a partir du plan Professional.

Comment ca fonctionne

1. Un collaborateur tape @CallMerlin combien de factures ai-je ? dans un canal Teams
2. Merlin envoie immediatement un message intermediaire : "J'y travaille..."
3. En 5 a 15 secondes, Merlin repond avec la reponse reelle
4. Merlin a acces aux memes outils que le webchat, le telephone et le bureau

Parler au lieu de taper (mobile)

Sur votre telephone, tapez @CallMerlin et dictez votre question avec le micro du clavier (iOS, Gboard, SwiftKey). Merlin recoit du texte normal, comme un message tape. Aucune configuration supplementaire.

Prerequis

Avant de pouvoir activer le canal Teams, vous avez besoin de :

• Un plan Professional ou superieur
• Une connexion Microsoft 365 active (sous Connexions dans le tableau de bord)
• Des droits de proprietaire d'equipe dans l'equipe Teams ou Merlin doit etre actif

Prerequis administrateur IT

L'administrateur Microsoft 365 / Teams doit avoir active "Charger des applications personnalisees" :

1. Allez au Centre d'administration Teams
2. Naviguez vers Applications Teams → Strategies de configuration
3. Ouvrez la strategie qui s'applique a vos utilisateurs (par ex. Globale)
4. Mettez "Charger des applications personnalisees" sur Active

Sans ce parametre, l'option "Creer un webhook sortant" n'apparait pas dans Teams.

Configuration

Etape 1 : Creer un webhook sortant dans Teams

1. Ouvrez Microsoft Teams (web ou bureau)
2. Allez dans l'equipe ou Merlin doit etre actif
3. Cliquez sur les trois points (•••) a cote du nom de l'equipe
4. Cliquez sur Gerer l'equipe
5. Allez dans l'onglet Applications
6. Cliquez en bas a droite sur "Creer un webhook sortant"
7. Remplissez :
   • Nom : Merlin
   • URL de rappel : l'URL affichee dans le tableau de bord CallMerlin sous Canal Teams
   • Description : Assistant IA pour vos outils professionnels
8. Cliquez sur Creer
9. Un jeton de securite HMAC apparait. Copiez-le immediatement, il n'est affiche qu'une seule fois

Etape 2 : Configurer le tableau de bord

1. Allez sur callmerlin.app → Tableau de bord → Canal Teams
2. Collez le jeton HMAC de l'etape 1
3. Entrez votre ID de locataire (disponible dans le Portail Azure → Microsoft Entra ID → Vue d'ensemble)
4. Selectionnez votre connexion Microsoft 365 (doit deja exister sous Connexions)
5. Choisissez un PIN par defaut (optionnel, pour les nouveaux collaborateurs)
6. Activez le bouton bascule
7. Cliquez sur Enregistrer

Etape 3 : Envoyer votre premier message

1. Retournez dans Teams
2. Tapez @CallMerlin bonjour dans le canal
3. Merlin repond avec "J'y travaille..." suivi d'un message d'accueil

Lors du premier message, votre compte Teams est automatiquement enregistre dans le tableau de bord CallMerlin.

Association des utilisateurs

Chaque utilisateur Teams est lie a un code PIN. Le PIN determine quels droits et quel template Merlin utilise.

Inscription automatique

Lorsqu'un collaborateur tape @CallMerlin pour la premiere fois dans Teams, son compte est automatiquement enregistre. Vous le verrez apparaitre dans le tableau de bord sous Canal Teams → Associations d'utilisateurs.

Attribuer un PIN

1. Allez dans Canal Teams dans le tableau de bord
2. Trouvez le collaborateur dans le tableau Associations d'utilisateurs
3. Selectionnez un PIN dans le menu deroulant
4. L'association est immediatement active

Dissocier un PIN

Cliquez sur Dissocier a cote d'un collaborateur pour supprimer l'association PIN. Le collaborateur retombe alors sur le PIN par defaut (s'il est configure).

PIN par defaut

Definissez un PIN par defaut pour les utilisateurs Teams qui ne sont pas encore associes individuellement. Les nouveaux collaborateurs ont alors un acces immediat sans association manuelle.

Conseil : Creez un PIN avec des droits de lecture limites comme valeur par defaut. Attribuez des droits plus etendus via des associations individuelles.

Resumes de reunion (transcript Zoom/Teams)

Pour les resumes de reunions video (pas seulement le chat Teams) : activez la transcription en direct pendant la reunion, demandez a votre admin locataire d'activer la transcription des reunions en ligne dans Microsoft 365, et accordez sur le PIN le droit Résumés de réunion.

Le tableau de bord sous Canal Teams affiche la checklist. Details : Resumes de reunion.

Resumer les conversations et demander conseil

Merlin n'ecoute pas passivement les chats d'equipe. Vous commencez toujours par @CallMerlin. Commandes utiles dans le fil ou votre equipe discute :

Pour un autre canal Teams ou un historique plus long, il faut une connexion Microsoft 365. Votre admin doit avoir active Lire les messages sur votre PIN (sous Utilisateurs PIN → Droits) :

• @CallMerlin lis le canal marketing et donne des conseils
• @CallMerlin qu'est-ce qui a ete discute dans cette heure dans ce canal ?

Facturation : comme toute session Teams (commence à 1 minute ; des messages supplémentaires dans la même session peuvent ajouter des minutes). Voir Facturation.

Note : pour les commandes de resume (ex. "resume cette conversation"), Merlin lit automatiquement jusqu'a 50 messages du fil actuel. Pour les autres questions, le contexte de 10 minutes s'applique.

Conseil apres une reunion : Tapez @CallMerlin resume cette conversation puis @CallMerlin cree des taches pour chaque point d'action dans le meme fil. Dans les 15 minutes, cela compte comme une seule session.

Contexte et questions de suivi

Merlin conserve le contexte de la conversation pendant 10 minutes. Dans cette fenetre, vous pouvez poser des questions de suivi :

• @CallMerlin combien de factures ai-je ? → Merlin repond avec le nombre
• @CallMerlin et combien sont impayees ? → Merlin comprend la reference

Apres 10 minutes, une nouvelle conversation commence sans contexte precedent.

Facturation

Les messages Teams sont factures comme des sessions de chat :

• Premier message commence à 1 minute
• Des messages supplémentaires dans la même session (sous 10 minutes) peuvent ajouter des minutes
• Après 10 minutes de silence = nouvelle session à partir de 1 minute

C'est le meme tarif que les sessions webchat.

Limites

Pour prevenir les abus, des limites horaires s'appliquent :

Lorsque la limite est atteinte, Merlin indique combien de minutes il faut attendre.

Que pouvez-vous demander ?

Tout ce que vous pouvez demander a Merlin via webchat, telephone ou bureau fonctionne aussi dans Teams. Exemples par connexion :

Comptabilite (Moneybird)

• @CallMerlin combien de factures impayees ai-je ?
• @CallMerlin cree une facture brouillon pour Bakker BV, 2500 EUR HT
• @CallMerlin quel est le statut de la facture 2025-0042 ?

Agenda et e-mail (Microsoft 365 / Google)

• @CallMerlin qu'y a-t-il a mon agenda demain ?
• @CallMerlin ai-je des e-mails non lus ?
• @CallMerlin envoie un e-mail a jan@exemple.fr avec l'objet "Devis"

CRM et contacts

• @CallMerlin cherche le numero de telephone de Bakker BV
• @CallMerlin cree un nouveau contact : Jan de Vries, jan@exemple.fr

Base de connaissances

• @CallMerlin comment fonctionne notre politique de retour ?
• @CallMerlin quelle est la procedure en cas d'arret maladie ?

Limitations

• Fonctionne uniquement dans les canaux publics, pas dans les canaux prives ou les DM
• Chaque equipe Teams a besoin de son propre webhook (non partageable entre equipes)
• Merlin ne peut pas envoyer de fichiers ni utiliser d'Adaptive Cards
• Les reponses sont limitees a 4000 caracteres

Depannage

"Creer un webhook sortant" n'apparait pas

L'administrateur IT doit activer "Charger des applications personnalisees" dans le Centre d'administration Teams. Voir la section Prerequis administrateur IT.

"Erreur lors de la soumission du webhook" a la creation

• Verifiez que l'URL de rappel est correcte et commence par https://
• Attendez 5 a 10 minutes et reessayez (Teams peut etre temporairement lent)
• Essayez via le client web Teams au lieu de l'application de bureau

Merlin ne repond pas

1. Verifiez que le bouton bascule est ACTIVE dans le tableau de bord
2. Verifiez que le jeton HMAC est correctement colle
3. Verifiez que l'ID de locataire est correct
4. Verifiez qu'une connexion Microsoft 365 est selectionnee
5. Verifiez que l'utilisateur a un PIN (ou qu'un PIN par defaut est defini)

"Associez votre compte Teams a un PIN"

Le collaborateur n'a pas de PIN associe et aucun PIN par defaut n'est defini. Allez dans le tableau de bord et attribuez un PIN, ou definissez un PIN par defaut.

"Le budget mensuel est atteint"

Le compte a un plafond budgetaire et il est atteint. Augmentez le plafond sous Facturation dans le tableau de bord.

Merlin ne comprend pas le contexte

Le contexte expire apres 15 minutes. Si vous posez une question de suivi apres ce delai, repetez les informations pertinentes. Pour les resumes, utilisez les commandes de Resumer les conversations : Merlin lit alors automatiquement jusqu'a 50 messages du fil.