Utilisateurs PIN
Gérez qui a accès à Merlin et avec quelles autorisations.
Utilisateurs PIN
Un PIN est un code numérique à 6 chiffres qu'un utilisateur final utilise pour s'identifier auprès de Merlin. Chaque PIN a ses propres autorisations, un template optionnel, des tâches et des faits appris.
Comment fonctionne la vérification PIN ?
Merlin demande toujours un PIN avant de démarrer une conversation, quel que soit le canal :
- Téléphone : l'appelant saisit le PIN via le clavier
- Widget webcall / App desktop / App Android : l'utilisateur saisit le PIN à l'écran
Après vérification, Merlin charge les autorisations, le template, les tâches et les faits appris de ce PIN. Ainsi, chaque collaborateur obtient une expérience personnalisée.
Créer un PIN
- Allez dans Utilisateurs PIN dans le tableau de bord
- Cliquez sur Nouveau PIN
- Entrez un nom
- Choisissez les autorisations
- Sélectionnez optionnellement un template
- Optionnel : activez 2FA (SMS ou TOTP)
Autorisations
Par PIN, vous définissez quels outils Merlin peut utiliser. Les autorisations sont réparties en catégories :
- Droits de lecture - Consulter les factures, vérifier le calendrier, rechercher les contacts CRM
- Droits d'écriture - Créer des factures, planifier des rendez-vous, créer des contacts
- Haut risque - Traiter des paiements, modifier des contrats, envoyer des messages
- Communication - E-mail, messages Teams, notifications Slack
- Réseaux sociaux - Publier des posts sur Instagram, LinkedIn
- Analyse IA - Analyser et croiser les données de workflow via l'étape d'analyse
Les modifications des autorisations prennent effet immédiatement lors de la prochaine conversation.
Groupes PIN
Un utilisateur PIN appartient à au plus un groupe PIN (Ventes ou Finance, pas les deux). Choisir un autre groupe déplace cet utilisateur.
Les groupes PIN servent aux tâches et aux cases : attribuer du travail à une équipe. Ils n'isolent pas les jetons.
Groupe de connexions
Le groupe de connexions sur le PIN (ou la valeur par défaut du groupe PIN) détermine quelles connexions Merlin peut utiliser. Le choix sur le PIN l'emporte sur la valeur par défaut du groupe PIN.
| Quoi | But |
|---|---|
| Groupe PIN | Tâches et cases pour une équipe |
| Groupe de connexions | Quelles connexions Merlin peut utiliser dans cette conversation |
Droits et coffre sont tous deux nécessaires. Sans connexion correspondante dans le coffre, Merlin ne peut pas utiliser ce droit, même s'il est activé. Un PIN sans groupe de connexions (et sans défaut du groupe PIN) ne voit que les connexions partagées.
Voir Connexions pour partagé versus exclusif.
Tâches
Les tâches sont des instructions que Merlin reçoit à chaque conversation avec cet utilisateur PIN. Il existe trois types :
- Instruction permanente (standing) - Instructions continues, ex. "Demandez toujours le numéro de commande" ou "Saluez le client par son prénom". Peut avoir une récurrence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle)
- Tâche unique (onetime) - Tâches temporaires avec échéance optionnelle, ex. "Rappelez-moi la réunion à 15h00 aujourd'hui"
- Workflow - Actions multi-étapes qui appellent automatiquement plusieurs outils, ex. "Créer un contact dans le CRM et planifier un suivi"
Les tâches peuvent être créées via le tableau de bord, mais aussi par Merlin lui-même pendant une conversation (si le collaborateur le demande).
Faits appris
Merlin apprend automatiquement des faits à partir des conversations, comme "Le client X souhaite toujours une confirmation par e-mail". Ces faits sont repris comme contexte lors des conversations suivantes. Vous pouvez consulter et supprimer les faits dans le tableau de bord.
2FA par PIN
Pour une sécurité renforcée, vous pouvez activer l'authentification à deux facteurs par PIN :
- SMS : l'appelant reçoit un code SMS qu'il doit énoncer
- TOTP : l'appelant lit un code à 6 chiffres depuis une application d'authentification
Ceci est particulièrement utile pour les PINs disposant de droits d'écriture à haut risque.