Uso diario
Cómo usar CallMerlin a diario como asistente de IA, con workflows y resúmenes de reuniones Zoom/Teams.
Uso diario
Esta guía es para todos los que usan CallMerlin como usuario final (usuario PIN). Aprenderás a usar Merlin como asistente de IA personal en tu trabajo diario.
Primeros pasos
Después de recibir tu código PIN de tu administrador, puedes empezar inmediatamente. Abre cualquiera de los canales (teléfono, widget webcall, aplicación de escritorio Windows / macOS, Android / iPhone & iPad, Slack o Teams), introduce tu PIN y listo.
¿Primera vez? Escribe "help", o di "¿Qué puedes hacer por mí?", para ver un resumen de lo que Merlin puede hacer por ti.
Merlin solo usa las conexiones de tu caja: el grupo de conexiones de tu PIN, más las conexiones compartidas. Un PIN de Marketing no ve la cuenta privada del CEO. Vea Conexiones y Usuarios PIN.
Voz o chat
Puedes contactar a Merlin de dos maneras:
| Método | Cuándo usar |
|---|---|
| Voz (teléfono, micrófono) | Preguntas rápidas, trabajo manos libres, en movimiento |
| Chat (texto) | Preguntas complejas, cuando quieres copiar detalles, en ambientes silenciosos |
Teléfono
Llama al número CallMerlin de tu organización e introduce tu PIN.
- "¿Qué hay en mi agenda hoy?"
- "¿Qué facturas siguen abiertas?"
- "Prepara mis facturas de compra pendientes"
Ver Números de teléfono.
Ficheros de pago SEPA
Merlin prepara las facturas de compra pendientes de tu software de contabilidad conectado (Moneybird, WeFact, e-Boekhouden o Sevdesk) como fichero de pago. Tú subes y firmas en tu propio banco. Merlin no marca las facturas como pagadas. Si hay varios programas en la caja, Merlin pregunta cuál usar.
Di: "Prepara mis facturas de compra pendientes." Por teléfono, Merlin envía el enlace por SMS o correo. Más tarde en el chat: "¿Todavía tengo un fichero SEPA?"
Necesitas el permiso PIN Ficheros de pago SEPA y al menos uno de esos programas en tu caja. Ver Ficheros de pago SEPA.
Widget webcall
El widget está en las páginas que configuró tu administrador. Introduce tu PIN y chatea o habla por el micrófono.
Tareas
Merlin recuerda tus pendientes y te los recuerda.
- "Crea una tarea: enviar presupuesto a Panadería De Zon"
- "¿Cuáles son mis tareas?"
- "Marca la tarea del presupuesto como hecha"
Cases
Un case es un expediente en curso para un compañero o equipo.
- "Crea un case para Sales con esto."
- "¿Qué cases están abiertos?"
- "Guarda esta factura en el case" (adjunto permanente + enlace compartible, 15 min)
Ver Cases.
Workflows
Los workflows son secuencias automáticas que Merlin ejecuta por ti.
Ejemplos
Briefing matutino
"Crea un workflow 'briefing matutino' que: revise mi agenda de hoy, compruebe facturas pendientes de más de 30 días, cuente correos sin leer y me dé un resumen."
Prospección de leads
"Crea un workflow 'nuevos leads' que: busque empresas en la categoría y ciudad que indique, filtre por al menos 4 estrellas, guarde los resultados en mi CRM y cree una tarea para llamarlos esta semana."
Cierre semanal
"Crea un workflow 'cierre semanal' que: obtenga las facturas borrador de esta semana, totalice el importe, verifique números de IVA faltantes y liste presupuestos de más de 14 días."
Resúmenes de reuniones
Después de una videoreunión de Zoom o Teams, o tras una grabación en vivo en la app o el escritorio de CallMerlin, pide a Merlin un resumen y puntos de acción. La misma pregunta en cualquier canal. Merlin crea un resumen y lo guarda. Las preguntas de seguimiento usan ese resumen, no la transcripción completa.
Cuándo usarlo
- Tras la llamada con el cliente: espera a que la transcripción esté lista (Zoom/Teams), luego: "Resume la reunión y da los puntos de acción"
- Presencial o híbrida sin Zoom/Teams: abre Grabar reunión en la app o el escritorio, confirma el consentimiento, para después de la conversación
- Al final del día: "¿Qué puntos de acción abiertos salieron de las reuniones de hoy?"
- Entrega a un compañero: pide el resumen en Slack, Teams o por teléfono
Esperar la transcripción
No preguntes justo al colgar. Zoom suele necesitar 5–15 minutos para la transcripción en la nube. Teams vía Graph API: a menudo 5–30 minutos tras cerrar la reunión. Ver Resúmenes de reuniones.
Grabación en vivo en app o escritorio: sin espera de una transcripción externa; el procesamiento empieza tras Stop.
Cuando la transcripción o la grabación está lista, CallMerlin crea el resumen en general en 15–60 segundos. Las preguntas de seguimiento son más rápidas.
Grabación en vivo (app y escritorio)
¿Sin transcripción de Zoom o Teams? Graba reuniones presenciales o híbridas en CallMerlin (app o escritorio), no con el memo de voz del sistema.
- Inicia sesión con tu PIN en la app o el escritorio de CallMerlin
- Abre Grabar reunión
- Confirma el consentimiento: informa a todos los participantes antes de grabar
- Inicia la grabación; para cuando termine la conversación
- CallMerlin crea un resumen con acciones y elimina el audio en bruto
- Recuerda el título en la pantalla de resultado (desaparece al salir). Sigue en el chat, por ejemplo:
Resumen de <título>Acciones de <título>¿Qué títulos F2F conoces?
Necesitas el permiso PIN Resúmenes de reuniones. Máx. 90 minutos o 50 MB por grabación; la duración cuenta en tu paquete de minutos.
Detalles: Grabación en vivo (app y escritorio).
Ejemplos por canal
| Canal | Ejemplo |
|---|---|
| Slack | @CallMerlin resume la última reunión de Zoom |
| Teams | @CallMerlin resume la última reunión |
| Teléfono | Tras el PIN: "Resume mi última reunión de Teams" |
| Widget, desktop o app | "Crea un resumen de la última reunión de Zoom" |
| App o escritorio | Grabar reunión → Stop → luego Acciones de <título> |
Preguntas de seguimiento
En la misma conversación o más tarde en otro canal:
- "¿Cuáles fueron los puntos de acción?"
- "¿Quién debe hacer qué?"
- "Crea tareas para cada punto de acción"
Resumen de <título>(tras una grabación en vivo)
Diferencia con resumir el hilo
| Resumir chat de Slack/Teams | Resumen de reunión | |
|---|---|---|
| Fuente | Mensajes del hilo | Reunión Zoom, Teams o presencial en vivo |
| Comando | @CallMerlin resume esta conversación | @CallMerlin resume la última reunión de Zoom |
Consejo práctico
Uno de los casos de uso diarios más potentes: una pregunta tras la llamada, convertir puntos de acción en tareas, listo. Combínalo con workflows para una rutina fija después de cada reunión.
Ver Resúmenes de reuniones para la configuración (grabación Zoom, transcripción Teams, grabación en vivo, permiso PIN Resúmenes de reuniones).
Automatizaciones y aprobación
Las automatizaciones combinan workflows con análisis IA. El sistema lee datos de tus canales de comunicación, obtiene automáticamente contexto del CRM y la contabilidad, y envía todo a la IA para análisis.
Aprobar por chat o panel de control
Cuando una automatización necesita aprobación, aparece una tarjeta con:
- Hallazgos con niveles de urgencia (URGENTE, ACCIÓN, INFO)
- Un botón Aprobar y Rechazar
Haz clic en el botón para aprobar o rechazar las acciones sugeridas.
Aprobar por voz
Durante llamadas telefónicas, Merlin describe los hallazgos y pregunta: "¿Quieres aprobar estas acciones?" Di "sí" o "no".
Workflow Discovery
En Business y superior: hasta 3 sugerencias de automatización por semana en Slack (opt-in). Tras "Crear borrador": "Muestra mis workflows borrador" o "Activa el borrador [nombre]".
Ver Workflow Discovery.
Hechos aprendidos
Merlin recuerda la información que le proporcionas.
- "Recuerda que nuestro plazo de pago estándar es de 14 días"
- "¿Qué sabes sobre nuestro plazo de pago?"
Alertas
Notificaciones proactivas cuando se cumple una condición.
- "Configura una alerta: avísame si hay facturas pendientes de más de 30 días"
Registros de llamadas
Todas las conversaciones quedan registradas. Panel: fecha, duración, fuente, transcripción.
Insights
KPI y tendencias de tus herramientas conectadas. En chat: "¿Cómo va nuestro ingreso esta semana?" Ver Insights.
Boards
Resúmenes interactivos en chat: briefing matutino, cashstand, account health + cliente. Móvil: Abrir board.
Ver Boards.
Lead Lookup
Busca empresas por nombre, categoría o ubicación.
- "Busca dentistas en Rotterdam"
- "Guarda esta empresa en mi CRM"
Subida de archivos
Imágenes y documentos con clip o arrastrar (máx. 10 MB, 5 archivos por sesión). Subida en chat = temporal. Para un expediente: "Guárdalo en el case [título]" — entonces permanente en el case con enlace compartible (máx. 10 archivos por case).
Playbooks de conocimiento
Lecciones guardadas de cases cerrados. "Moneybird muestra un error, ¿ya lo resolvimos?" Ver Playbooks.
Mensajes directos
Mensajes a compañeros con @nombre en el chat CallMerlin. Grupos: @Sales. Tarifa chat 1 min.
Canal Slack
@CallMerlin + pregunta en un canal o DM. Nueva sesión tras 15 min de silencio = 1 min.
Canal Teams
@CallMerlin + pregunta en Teams. Misma regla de facturación. Ver Canal Teams.
Slack y Teams: resumir conversaciones
Merlin no escucha pasivamente en los canales del equipo. Siempre empiezas con @CallMerlin en Slack o Teams.
Despues de una reunion en Slack
- Ve al hilo donde tu equipo discutio
- Escribe
@CallMerlin resume esta conversacion - Preguntas de seguimiento en el mismo hilo dentro de 10 minutos pertenecen a la misma sesion:
@CallMerlin cuales son los puntos de accion?@CallMerlin crea tareas para cada punto de accion
Otro canal o historial mas largo
Si Slack esta conectado y tu administrador tiene activado Leer mensajes en tu PIN:
@CallMerlin lee #sales y da consejo@CallMerlin que se discutio hoy en #support?
En comandos de resumen en el hilo, Merlin lee automaticamente hasta 50 mensajes de esa conversacion.
Facturacion
Cada nueva sesion de chat en Slack o Teams (tras 10 minutos de silencio) = 1 minuto. Ver Canal Slack.
Consejo practico
Combina resumen, tareas y workflows: primero resumir, luego convertir puntos de accion en tareas.
Para videoreuniones (Zoom/Teams) o una grabación en vivo (app/escritorio), ver el capítulo Resúmenes de reuniones arriba.
Consejos
- Sé específico. "¿Qué facturas de este mes siguen sin pagar?" es más efectivo que "Busca facturas."
- Usa lenguaje natural. No necesitas memorizar comandos.
- Combina funciones. Buscar → Filtrar → Guardar → Crear tarea → Poner alerta.
- Enséñale a Merlin tu empresa. Empieza con tus 10 reglas de negocio más usadas.
- Construye workflows gradualmente. Empieza con 2 pasos y amplía después.