Canal Teams

Con el canal Teams, tus empleados pueden chatear con Merlin directamente en Microsoft Teams. Escribe @Merlin seguido de una pregunta en un canal de Teams y Merlin responde con datos de tus servicios conectados.

Disponibilidad

El canal Teams esta disponible a partir del plan Professional.

Como funciona

1. Un empleado escribe @Merlin cuantas facturas tengo? en un canal de Teams
2. Merlin envia inmediatamente un mensaje intermedio: "Estoy trabajando en ello..."
3. En 5-15 segundos, Merlin responde con la respuesta real
4. Merlin tiene acceso a las mismas herramientas que el webchat, telefono y escritorio

Requisitos

Antes de poder activar el canal Teams necesitas:

• Un plan Professional o superior
• Una conexion Microsoft 365 activa (en Conexiones en el panel de control)
• Permisos de propietario de equipo en el equipo de Teams donde Merlin estara activo

Requisito del administrador IT

El administrador de Microsoft 365 / Teams debe tener habilitado "Cargar aplicaciones personalizadas":

1. Ve al Centro de administracion de Teams
2. Navega a Aplicaciones de Teams → Directivas de configuracion
3. Abre la directiva que se aplica a tus usuarios (ej. Global)
4. Establece "Cargar aplicaciones personalizadas" en Activado

Sin esta configuracion la opcion "Crear un webhook saliente" no aparecera en Teams.

Configuracion

Paso 1: Crear un webhook saliente en Teams

1. Abre Microsoft Teams (web o escritorio)
2. Ve al equipo donde Merlin debe estar activo
3. Haz clic en los tres puntos (•••) junto al nombre del equipo
4. Haz clic en Administrar equipo
5. Ve a la pestana Aplicaciones
6. Haz clic abajo a la derecha en "Crear un webhook saliente"
7. Completa:
   • Nombre: Merlin
   • URL de devolucion de llamada: la URL que se muestra en el panel de CallMerlin en Canal Teams
   • Descripcion: Asistente de IA para tus herramientas de negocio
8. Haz clic en Crear
9. Aparece un token de seguridad HMAC. Copialo inmediatamente, solo se muestra una vez

Paso 2: Configurar el panel de control

1. Ve a callmerlin.app → Panel de control → Canal Teams
2. Pega el token HMAC del paso 1
3. Introduce tu ID de inquilino (disponible en Azure Portal → Microsoft Entra ID → Informacion general)
4. Selecciona tu conexion de Microsoft 365 (debe existir ya en Conexiones)
5. Elige un PIN predeterminado (opcional, para nuevos empleados)
6. Activa el interruptor
7. Haz clic en Guardar

Paso 3: Enviar tu primer mensaje

1. Vuelve a Teams
2. Escribe @Merlin hola en el canal
3. Merlin responde con "Estoy trabajando en ello..." seguido de un saludo

Con el primer mensaje, tu cuenta de Teams se registra automaticamente en el panel de CallMerlin.

Asociacion de usuarios

Cada usuario de Teams se vincula a un codigo PIN. El PIN determina que permisos y que plantilla usa Merlin.

Registro automatico

Cuando un empleado escribe @Merlin por primera vez en Teams, su cuenta se registra automaticamente. Lo veras aparecer en el panel bajo Canal Teams → Asociaciones de usuarios.

Asignar un PIN

1. Ve a Canal Teams en el panel de control
2. Busca al empleado en la tabla Asociaciones de usuarios
3. Selecciona un PIN del menu desplegable
4. La asociacion se activa inmediatamente

Desasociar un PIN

Haz clic en Desasociar junto a un empleado para eliminar la asociacion PIN. El empleado vuelve al PIN predeterminado (si hay uno configurado).

PIN predeterminado

Establece un PIN predeterminado para los usuarios de Teams que aun no estan asociados individualmente. Los nuevos empleados tendran acceso inmediato sin asociacion manual.

Consejo: Crea un PIN con permisos de lectura limitados como predeterminado. Asigna permisos mas amplios mediante asociaciones individuales.

Contexto y preguntas de seguimiento

Merlin recuerda el contexto de la conversacion durante 15 minutos. Dentro de esta ventana puedes hacer preguntas de seguimiento:

• @Merlin cuantas facturas tengo? → Merlin responde con el numero
• @Merlin y cuantas de ellas estan impagadas? → Merlin entiende "de ellas"

Despues de 15 minutos comienza una nueva conversacion sin contexto previo.

Facturacion

Los mensajes de Teams se facturan como sesiones de chat:

• Primer mensaje = 0,5 minutos
• Preguntas de seguimiento en 15 minutos = gratis (misma sesion)
• Despues de 15 minutos = nueva sesion de 0,5 minutos

Es la misma tarifa que las sesiones de webchat.

Limites

Para prevenir abusos, se aplican limites por hora:

Cuando se alcanza el limite, Merlin indica cuantos minutos hay que esperar.

Que puedes preguntar?

Todo lo que puedes preguntar a Merlin via webchat, telefono o escritorio tambien funciona en Teams. Ejemplos por conexion:

Contabilidad (Moneybird)

• @Merlin cuantas facturas pendientes tengo?
• @Merlin crea una factura borrador para Bakker BV, 2500 EUR sin IVA
• @Merlin cual es el estado de la factura 2025-0042?

Agenda y correo (Microsoft 365 / Google)

• @Merlin que tengo en mi agenda manana?
• @Merlin tengo correos sin leer?
• @Merlin envia un correo a jan@ejemplo.es con el asunto "Presupuesto"

CRM y contactos

• @Merlin busca el numero de telefono de Bakker BV
• @Merlin crea un nuevo contacto: Jan de Vries, jan@ejemplo.es

Base de conocimiento

• @Merlin como funciona nuestra politica de devoluciones?
• @Merlin cual es el procedimiento en caso de baja por enfermedad?

Limitaciones

• Funciona solo en canales publicos, no en canales privados ni DMs
• Cada equipo de Teams necesita su propio webhook (no se comparte entre equipos)
• Merlin no puede enviar archivos ni usar Adaptive Cards
• Las respuestas estan limitadas a 4000 caracteres

Solucion de problemas

"Crear un webhook saliente" no aparece

El administrador IT debe habilitar "Cargar aplicaciones personalizadas" en el Centro de administracion de Teams. Consulta la seccion Requisito del administrador IT.

"Error al enviar el webhook" durante la creacion

• Verifica que la URL de devolucion de llamada es correcta y comienza con https://
• Espera 5-10 minutos e intentalo de nuevo (Teams puede estar temporalmente lento)
• Prueba con el cliente web de Teams en lugar de la aplicacion de escritorio

Merlin no responde

1. Comprueba que el interruptor esta ACTIVADO en el panel
2. Comprueba que el token HMAC esta correctamente pegado
3. Comprueba que el ID de inquilino es correcto
4. Comprueba que hay una conexion de Microsoft 365 seleccionada
5. Comprueba que el usuario tiene un PIN (o que hay un PIN predeterminado configurado)

"Asocia tu cuenta de Teams a un PIN"

El empleado no tiene PIN asociado y no hay PIN predeterminado configurado. Ve al panel y asigna un PIN, o configura un PIN predeterminado.

"Se ha alcanzado el presupuesto mensual"

La cuenta tiene un tope de presupuesto y se ha alcanzado. Aumenta el tope en Facturacion en el panel de control.

Merlin no entiende el contexto

El contexto caduca despues de 15 minutos. Si haces una pregunta de seguimiento despues de ese tiempo, repite la informacion relevante en tu mensaje.