Usuarios PIN
Gestione quién tiene acceso a Merlin y con qué permisos.
Usuarios PIN
Un PIN es un código numérico de 6 dígitos que un usuario final utiliza para identificarse ante Merlin. Cada PIN tiene sus propios permisos, un template opcional, tareas y hechos aprendidos.
¿Cómo funciona la verificación PIN?
Merlin siempre solicita un PIN antes de iniciar una conversación, independientemente del canal:
- Teléfono: el llamante introduce el PIN mediante el teclado
- Widget webcall / App de escritorio (Windows / macOS) / Android e iPhone: el usuario introduce el PIN en pantalla
Tras la verificación, Merlin carga los permisos, el template, las tareas y los hechos aprendidos de ese PIN. Así, cada colaborador obtiene una experiencia personalizada.
Crear un PIN
- Vaya a Usuarios PIN en el panel de control
- Haga clic en Nuevo PIN
- Introduzca un nombre
- Elija los permisos
- Seleccione opcionalmente un template
- Opcional: active 2FA (SMS o TOTP)
Permisos
Por PIN, usted define qué herramientas puede usar Merlin. Los permisos están divididos en categorías:
- Permisos de lectura - Ver facturas, consultar calendario, buscar contactos CRM
- Permisos de escritura - Crear facturas, programar citas, crear contactos
- Alto riesgo - Procesar pagos, modificar contratos, enviar mensajes
- Comunicación - E-mail, mensajes de Teams, notificaciones de Slack
- Redes sociales - Publicar posts en Instagram, LinkedIn
- Análisis IA - Analizar y cruzar datos de workflows mediante el paso de análisis
Ajustes rápidos
Encima de la lista de permisos hay tres botones para marcar todo de una vez:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Todos los permisos | Activa todos los permisos disponibles para tus conexiones activas |
| Solo lectura | Solo consulta y listas, sin acciones de escritura ni alto riesgo |
| Finanzas limitadas | Todo excepto cifras financieras y acciones de alto riesgo (p. ej. pagos) |
Tras un ajuste rápido puedes seguir activando o desactivando permisos sueltos. El botón verde muestra qué ajuste está activo.
Los cambios en permisos se aplican inmediatamente en la siguiente conversación.
Derechos de la base de conocimiento
Dos derechos separados:
- Buscar en la base de conocimiento – Merlin puede buscar documentos en chat/voz
- Subir documentos a la base de conocimiento – el PIN puede anadir documentos por chat
Las subidas de un PIN van al grupo PIN de ese usuario. Sin grupo PIN van a la plataforma (visibles para todos los PIN), tras confirmacion en el chat. Un PIN puede borrar sus propias subidas; un admin puede reasignar documentos.
Limites: max 25 documentos por cuenta, soft max 8 por grupo PIN, max 10 MB por archivo.
Grupos PIN
Un usuario PIN pertenece a como máximo un grupo PIN (Ventas o Finance, no ambos). Si elige otro grupo, ese usuario se mueve.
Los grupos PIN son para tareas, cases y alcance de conocimiento: asignar trabajo a un equipo y aislar documentos de conocimiento por equipo. No aíslan tokens. Si un PIN cambia de grupo, los documentos existentes se quedan con el grupo anterior.
Grupo de conexiones
El grupo de conexiones del PIN (o el valor por defecto del grupo PIN) decide qué conexiones puede usar Merlin. La elección del PIN gana al valor por defecto del grupo PIN.
| Qué | Fin |
|---|---|
| Grupo PIN | Tareas, cases y alcance de conocimiento para un equipo |
| Grupo de conexiones | Qué conexiones puede usar Merlin en esta conversación |
Permisos y caja son ambos necesarios. Sin una conexión coincidente en la caja, Merlin no puede usar ese permiso, aunque esté activado. Un PIN sin grupo de conexiones (y sin valor por defecto del grupo PIN) solo ve las conexiones compartidas.
Vea Conexiones para compartido versus exclusivo.
Tareas
Las tareas son instrucciones que Merlin recibe en cada conversación con este usuario PIN. Existen tres tipos:
- Instrucción permanente (standing) - Instrucciones continuas, ej. "Pregunte siempre por el número de pedido" o "Salude al cliente por su nombre". Puede tener recurrencia (diaria, semanal, mensual)
- Tarea única (onetime) - Tareas temporales con fecha límite opcional, ej. "Recuérdame la reunión a las 15:00 hoy"
- Workflow - Acciones de múltiples pasos que llaman automáticamente a varias herramientas, ej. "Crear contacto en CRM y programar un seguimiento"
Las tareas pueden crearse desde el panel de control, pero también por Merlin durante una conversación (si el colaborador lo solicita).
Hechos aprendidos
Merlin aprende automáticamente hechos de las conversaciones, como "El cliente X siempre quiere confirmación por e-mail". Estos hechos se utilizan como contexto en conversaciones posteriores. Puede ver y eliminar hechos en el panel de control.
2FA por PIN
Para mayor seguridad, puede activar la autenticación de dos factores por PIN:
- SMS: el llamante recibe un código SMS que debe dictar
- TOTP: el llamante lee un código de 6 dígitos de una app de autenticación
Esto es especialmente útil para PINs con permisos de escritura de alto riesgo.