Dagelijks gebruik

Deze gids is voor iedereen die CallMerlin gebruikt als eindgebruiker (PIN-gebruiker). Je leert hoe je Merlin inzet als persoonlijke AI-assistent in je dagelijkse werk.

Aan de slag

Na het ontvangen van je PIN-code van je beheerder kun je direct beginnen. Open een van de kanalen (webcall widget, desktop app, Android app, Slack of Teams), voer je PIN in, en je bent klaar.

Eerste keer? Typ "help" om een overzicht te krijgen van wat Merlin voor je kan doen.

Spraak of chat

Je kunt Merlin op twee manieren bereiken:

Tip: Combineer ze. Start een gesprek via spraak en schakel halverwege over naar chat als je een tabel of URL wilt zien.

---

Telefoon

Bel het CallMerlin-nummer van je organisatie en spreek of toets je PIN in. Daarna werkt Merlin met jouw rechten, taken en workflows.

Voorbeelden

• "Wat staat er vandaag op mijn agenda?"
• "Welke facturen zijn nog open?"
• "Maak een taak: terugbellen naar Jan"

Praktijktip

Telefoon is ideaal hands-free. Combineer met taken: na een gesprek met een klant dicteer je direct de follow-up als taak.

Zie Telefoonnummers voor hoe je organisatie nummers beheert.

---

Webcall widget

De webcall widget staat op pagina's die je beheerder heeft ingesteld (intranet, klantportaal, interne site). Klik op de widget, voer je PIN in en chat of bel via de microfoon.

Wanneer gebruiken

• Op je laptop zonder desktop app te installeren
• Op een gedeelde werkomgeving waar je al bent ingelogd
• Als je snel iets wilt opzoeken zonder Slack of Teams te openen

Praktijktip

De widget onthoudt je sessie kort. Sluit je het tabblad, voer je PIN opnieuw in bij een nieuw gesprek.

---

Taken

Merlin onthoudt je to-do's en herinnert je eraan.

Taken aanmaken

• "Maak een taak: offerte versturen naar Bakkerij de Zon"
• "Herinner me morgen om het contract te reviewen"
• "Voeg toe aan mijn taken: server backup controleren"

Taken bekijken

• "Wat zijn mijn taken?"
• "Heb ik openstaande taken?"
• "Toon mijn taken van deze week"

Taken afronden

• "Markeer de offerte-taak als klaar"
• "De server backup is gedaan"

Praktijktip

Maak taken aan tijdens gesprekken. Zeg na een telefoontje: "Maak een taak: follow-up bellen met Jan over het voorstel, deadline vrijdag." Merlin onthoudt het en je hoeft niets op te schrijven.

---

Cases

Een case is een lopend dossier dat je overdraagt aan een collega of team. Anders dan een taak: een case heeft geschiedenis, eigenaar en context (bijv. een boze klant of openstaande factuur).

Cases in chat

• "Maak hier een case van voor Sales."
• "Welke cases staan open?"
• "Ik pak deze case."
• "Geef door aan Finance: klant boos, max credit €50."
• "Sluit deze case: klant akkoord."

Bestanden bij een case

Gewone paperclip-upload is tijdelijk (alleen voor analyse in dit gesprek). Wil je dat een collega het bestand later nog kan openen? Bewaar het bij de case:

• "Bewaar deze factuur bij de case"
• "Voeg dit screenshot toe aan case [titel]"
• Na case-aanmaken: zeg ja als Merlin vraagt om een bijlage

Merlin slaat het bestand permanent op in EU Storage. Collega's met case-toegang krijgen een deelbare link (15 minuten geldig) in chat of via het dashboard onder Cases.

Praktijktip

Cases hoef je niet via het dashboard te beheren. Typ of zeg wat je wilt; het scherm Cases is hetzelfde overzicht voor wie liever klikt.

Zie Cases voor overdracht, meldingen en bestanden bij een case.

---

Workflows

Workflows zijn automatische stappenreeksen die Merlin voor je uitvoert. Ze combineren meerdere acties in één opdracht.

Een workflow starten

• "Draai mijn ochtend-workflow"
• "Start de weekafsluiting-workflow"
• "Voer de maandrapportage uit"

Mijn workflows bekijken

• "Welke workflows heb ik?"
• "Toon mijn workflows"

Workflow-voorbeelden voor dagelijks gebruik

Ochtend-briefing

"Maak een workflow 'ochtend-briefing' die het volgende doet: bekijk mijn agenda voor vandaag, check of er openstaande facturen ouder dan 30 dagen zijn, tel het aantal onbeantwoorde e-mails, en geef me een samenvatting."

Resultaat: elke ochtend zeg je "draai mijn ochtend-briefing" en Merlin geeft je in 10 seconden een compleet overzicht van je dag.

Dagelijkse sales-pipeline check

"Maak een workflow 'sales-check' die: alle deals in de pipeline ophaalt, deals toont die langer dan 7 dagen niet zijn bijgewerkt, telt hoeveel deals er in elke fase zitten, en een samenvatting geeft met aanbevelingen."

Weekafsluiting voor administratie

"Maak een workflow 'weekafsluiting' die: alle conceptfacturen van deze week ophaalt, het totaalbedrag optelt, checkt of er ontbrekende btw-nummers zijn bij klanten, openstaande offertes ouder dan 14 dagen opsomt, en een rapport maakt."

Klant-onboarding

"Maak een workflow 'nieuwe klant' die: een contactpersoon aanmaakt in het CRM met de naam, het e-mailadres en telefoonnummer die ik opgeef, een welkomstfactuur aanmaakt voor het startpakket van €500, een taak aanmaakt om over 3 dagen een follow-up te doen, en een agendapunt plant voor een kennismakingsgesprek volgende week."

Maandelijkse rapportage

"Maak een workflow 'maandrapport' die: het totaal gefactureerde bedrag van deze maand ophaalt, vergelijkt met vorige maand, het aantal nieuwe klanten telt, het percentage betaalde facturen berekent, de top 5 klanten op omzet toont, en dit als samenvatting geeft."

Lead-prospectie

"Maak een workflow 'nieuwe leads' die: bedrijven zoekt in de categorie die ik opgeef in de stad die ik noem, filtert op minimaal 4 sterren en minimaal 20 reviews, de resultaten opslaat in mijn CRM als nieuwe leads, en een taak aanmaakt om ze deze week te bellen."

Incasso-workflow

"Maak een workflow 'incasso-check' die: alle facturen ophaalt die meer dan 60 dagen te laat zijn, het totaal openstaande bedrag berekent, per klant groepeert, en voor elke klant een taak aanmaakt om een herinneringsmail te sturen."

Hoe workflows worden gebouwd

Je beschrijft de workflow in gewone taal. Merlin vertaalt dit naar een reeks stappen. Je kunt workflows aanpassen, opnieuw testen en per PIN-gebruiker beschikbaar maken.

Tip: Begin eenvoudig. Maak eerst een workflow van 2-3 stappen. Als die goed werkt, voeg je meer stappen toe.

---

Meeting-samenvattingen

Na een Zoom- of Teams-videomeeting vraag je Merlin om een samenvatting en actiepunten. In elk kanaal, dezelfde vraag. Merlin haalt het meeting-transcript op, maakt één samenvatting en bewaart die. Vervolgvragen gebruiken die samenvatting, niet het volledige transcript.

Wanneer gebruiken

• Na je klantcall: wacht tot het transcript klaar is, vraag dan: "Vat de meeting samen en geef actiepunten"
• Einde werkdag: "Wat zijn de open actiepunten uit meetings van vandaag?"
• Overdracht aan een collega: samenvatting opvragen in Slack, Teams of op je telefoon

Wacht op het transcript

Stel je vraag niet direct na het ophangen. Zoom heeft meestal 5–15 minuten nodig voor het cloud-transcript. Teams via Graph API vaak 5–30 minuten na afsluiten. Zie Meeting-samenvattingen.

Zodra het transcript er is, maakt CallMerlin de samenvatting meestal binnen 15–60 seconden. Vervolgvragen gaan sneller.

Voorbeelden per kanaal

Vervolgvragen

Werkt in hetzelfde gesprek of later op een ander kanaal:

• "Wat waren de actiepunten?"
• "Wie moet wat doen?"
• "Maak taken voor elk actiepunt"

Verschil met thread samenvatten

Praktijktip

Een van de sterkste dagelijkse use cases: na de call één vraag stellen, actiepunten omzetten in taken, klaar. Combineer met workflows voor een vaste routine na elke meeting.

Zie Meeting-samenvattingen voor setup (Zoom recording, Teams transcriptie, PIN-recht Meeting-samenvattingen).

---

Automatiseringen en goedkeuren

Automatiseringen combineren workflows met AI-analyse. Het systeem leest data uit je communicatiekanalen, haalt automatisch context op uit CRM en boekhouding, en stuurt alles door de AI voor analyse.

Goedkeuren via chat of dashboard

Als een automatisering goedkeuring nodig heeft, verschijnt er een kaart met:

• Bevindingen met urgentie-labels (URGENT, ACTIE, INFO)
• Een Goedkeuren en Afwijzen knop

Klik op de knop om de voorgestelde acties goed te keuren of af te wijzen.

Goedkeuren via spraak

Bij telefoongesprekken beschrijft Merlin de bevindingen en vraagt: "Wil je deze acties goedkeuren?" Zeg "ja" of "nee".

Voorbeeld dagelijkse automatisering

"Draai mijn dagelijkse com-check."

Merlin leest je Slack en e-mail, haalt CRM- en boekhouddata op, en stuurt je een samenvatting: "URGENT: Multivlaai BV is failliet. ACTIE: Nieuwe contactpersoon Lisa bij Acme. INFO: Factuur #2024-789 betaald." Je keurt goed en Merlin stuurt de samenvatting naar Slack en maakt een CRM-notitie aan.

---

Workflow Discovery

Op Business en hoger kan CallMerlin wekelijks tot 3 automatisering-voorstellen sturen in Slack (opt-in). Geen automatische uitvoering: jij beslist per voorstel.

Wat je ziet in Slack

• Korte uitleg waarom het voorstel nuttig is
• Knoppen: Maak concept, Niet nu, Snooze 1 wk

Concept activeren

Na "Maak concept" vraag je Merlin in een kanaal:

• "Welke automatiseringen heb ik?"
• "Toon mijn concept-workflows"
• "Activeer het concept [naam]"

Je PIN heeft Workflows samenstellen via chat/spraak nodig om een concept te activeren.

Zie Workflow Discovery voor inschakelen en privacy.

---

Geleerde feiten

Merlin onthoudt informatie die je hem vertelt en gebruikt die in toekomstige gesprekken.

Feiten opslaan

• "Onthoud dat onze standaard betalingstermijn 14 dagen is"
• "Onthoud dat Jan de Vries onze contactpersoon is bij ABN AMRO"
• "Mijn favoriete vergaderruimte is de Blauwe Zaal"
• "Onthoud dat we op vrijdag altijd om 16:00 afsluiten"

Feiten opvragen

• "Wat weet je over onze betalingstermijn?"
• "Wie is onze contactpersoon bij ABN AMRO?"
• "Wat heb ik je verteld over vrijdagen?"

Feiten verwijderen

• "Vergeet wat je weet over de betalingstermijn"

Praktijktip

Leer Merlin je bedrijfsspecifieke informatie aan. Hoe meer feiten Merlin kent, hoe beter en sneller hij je kan helpen. Denk aan: standaardprijzen, contactpersonen, bedrijfsregels, voorkeuren.

---

Alerts

Alerts zijn proactieve meldingen. Merlin controleert periodiek een conditie en stuurt je een melding als die waar is.

Via spraak of chat instellen

• "Stel een alert in: meld me als er facturen ouder dan 30 dagen openstaan"
• "Alert: waarschuw me als het aantal conceptfacturen boven de 10 komt"
• "Geef me een melding als er een deal langer dan een week niet is bijgewerkt"

Alerts bekijken

• "Welke alerts heb ik?"
• "Toon mijn actieve alerts"

Hoe alerts werken

1. Je maakt een alertregel aan (via het dashboard of via spraak/chat)
2. Merlin controleert de regel op het ingestelde interval
3. Als de conditie waar is, krijg je een melding via e-mail of Slack
4. De regel gaat in snooze om herhaalde meldingen te voorkomen

Praktijktip

Alerts sturen alleen een melding (e-mail of Slack). Ze starten geen workflow automatisch.

Handige flow:

1. Zet een alert in voor "factuur te laat > 30 dagen"
2. Bij de melding zeg je in Slack: "draai incasso-workflow voor deze facturen"
3. Of maak een aparte geplande incasso-workflow die dagelijks checkt

Zo blijf jij in control, zonder dat Merlin ongevraagd acties uitvoert.

---

Gesprekslogs

Alle gesprekken met Merlin worden gelogd. Je kunt transcripten terugkijken in het dashboard.

Wat je ziet

• Datum en tijdstip
• Duur (minuten vs. gefactureerd)
• Welke bron (telefoon, webcall, chat, desktop, Slack, Teams)
• Welke PIN-gebruiker
• Volledig transcript, inclusief welke acties Merlin heeft uitgevoerd

Filteren

• Filter op datumperiode, PIN-gebruiker of bron
• Schakel tussen "Minuten" (ruwe duur) en "Gefactureerd" (wat je betaalt)

Praktijktip

Gebruik de logs om te leren welke vragen het beste werken. Als een collega een complexe vraag heeft gesteld die perfect werd beantwoord, kopieer die formulering.

---

Inzichten

Inzichten toont KPI's en trends uit je gekoppelde tools (boekhouding, CRM, projectmanagement). Je beheerder stelt dit in; jij gebruikt het via chat of het dashboard.

Via chat vragen

• "Hoe staat het met onze omzet deze week?"
• "Zijn er deals die aandacht nodig hebben?"
• "Geef me een overzicht van openstaande facturen"

Dashboard

Open Inzichten voor dagelijkse of wekelijkse rapporten, sparklines en Nu genereren na een nieuwe koppeling.

Praktijktip

Combineer Inzichten met een board: zeg dagstart voor een ochtendoverzicht, of vraag daarna door op één metric uit Inzichten.

Zie Inzichten voor ondersteunde koppelingen en plannen.

---

Boards

Boards zijn interactieve overzichten in de chat: KPI's, grafieken en actieknoppen uit je gekoppelde tools.

Triggers (typ of zeg)

• dagstart / daily brief – KPI's van vandaag
• cashstand – openstaand en aging
• account health + klantnaam – pipeline, facturen, meetings
• support queue – open tickets en SLA
• pipeline standup – deals vandaag en stuck

Triggers werken in NL, EN, DE, FR en ES.

Per kanaal

Praktijktip

Start je dag met dagstart. Op mobiel tik je Open board voor het volledige overzicht in de browser.

Zie Boards voor alle triggers en delen.

---

Lead Lookup

Zoek bedrijven op naam, categorie of locatie en sla ze op in je CRM.

Zoeken

• "Zoek tandartsen in Rotterdam"
• "Vind hotels bij Schiphol met minimaal 4 sterren"
• "Zoek restaurants in Utrecht zonder website"
• "Accountants in Antwerpen met meer dan 50 reviews"

Opslaan

• "Sla dit bedrijf op in mijn CRM"
• "Maak een contact aan voor deze tandarts"
• "Voeg deze 3 leads toe aan HubSpot"

Praktijktip

Combineer Lead Lookup met je sales-workflow: "Zoek webdesignbureaus in Amsterdam, filter op degene zonder website (ja, die bestaan), en sla ze op als leads." Merlin doet het hele traject in één opdracht.

---

Bestanden uploaden

Upload afbeeldingen en documenten in de chat voor AI-analyse.

Wat kun je uploaden?

• Afbeeldingen (JPG, PNG): screenshots, visitekaartjes, handgeschreven notities, foto's van facturen
• Documenten (PDF, TXT, CSV, DOCX, MD, JSON): facturen, contracten, rapporten, spreadsheets

Maximaal 10 MB per bestand, tot 5 bestanden per sessie.

Hoe uploaden

Klik op het paperclip-icoon naast de chatinvoer, of sleep een bestand naar het chatvenster. Merlin analyseert de inhoud en vraagt wat je met de resultaten wilt doen.

Bewaren bij een case (permanent)

Standaard verdwijnt een chat-upload na de sessie. Voor een dossier dat je overdraagt:

1. Upload het bestand (paperclip of drag & drop)
2. Zeg: "Bewaar dit bij case [titel]" of maak eerst een case en zeg ja op de bijlage-vraag
3. Het bestand wordt echt opgeslagen bij de case, met een deelbare link voor case-deelnemers (15 min geldig)

Maximaal 10 bestanden per case, elk max 10 MB. Zelfde typen als hierboven.

Praktijktip

Upload een factuur-PDF en zeg: "Boek deze factuur in Exact Online." Merlin leest de gegevens, extraheert bedrag, datum en leverancier, en maakt de boeking aan.

---

Kennis-procedures (playbooks)

Een kennis-procedure is een opgeslagen les uit een afgeronde case: symptoom, oorzaak, fix en preventie. Merlin zoekt die mee als iemand zegt "werkt niet" of "fout".

Chat-voorbeelden

• "Moneybird geeft een fout bij facturen, hebben we dit eerder opgelost?"
• "Wat was de fix voor verlopen HubSpot-token?"

Escalatie in het kort

1. L1: Merlin zoekt in de kennisbank en legt uit
2. L2: case + notitie wat je al checkte
3. L3: overdracht naar Support met context

Zie Kennis-procedures voor hoe procedures in de bank komen.

---

Direct Messages

Stuur berichten naar collega's via @mentions, direct in de CallMerlin-chat. Geen AI voor het bericht zelf; de chatsessie telt wel als chat-forfait (0,5 min).

Berichten sturen

• Typ @ in de chatinvoer en begin de naam van een collega te typen
• Selecteer een naam uit de autocomplete-dropdown
• Typ je bericht en verstuur

Groepsberichten

Typ @Sales of @Support om iedereen in een groep tegelijk te bereiken.

Inbox

• Ongelezen berichten tonen een badge op het inbox-icoon
• Klik om de inbox te openen met alle berichten
• Markeer individuele berichten of alles als gelezen

Reply en bijlagen

• Reageer op een specifiek bericht met een quote
• Voeg bestanden toe via de paperclip-knop (dezelfde als bij file upload)

Notificaties

• Offline? Je ontvangt binnen een uur een e-maildigest met ongelezen berichten
• Android app: Push-notificaties bij nieuwe berichten

Privacy

• Berichten worden 30 dagen bewaard, daarna automatisch verwijderd
• Beheerders kunnen berichtinhoud niet lezen, alleen metadata
• Bij het verwijderen van een PIN-gebruiker of account worden alle berichten opgeruimd

Praktijktip

Gebruik @mentions als je een collega iets wilt vragen over een factuur die je net via Merlin hebt opgezocht. Je blijft in dezelfde chat, geen contextswitch naar Slack of e-mail.

---

Slack kanaal

Typ @CallMerlin gevolgd door je vraag in een Slack-kanaal of DM. Merlin antwoordt in een thread met data uit je gekoppelde tools.

Voorbeelden

• @CallMerlin hoeveel open facturen heb ik?
• @CallMerlin maak een taak: offerte naar Bakkerij de Zon
• @CallMerlin draai mijn ochtend-workflow

Facturatie

Elke nieuwe Slack-chatsessie (na 15 minuten stilte) = 0,5 minuut. Zie Slack kanaal.

---

Teams kanaal

Typ @Merlin gevolgd door je vraag in een Teams-kanaal. Merlin antwoordt als reply in het kanaal.

Voorbeelden

• @Merlin welke deals zijn deze week verlopen?
• @Merlin toon mijn taken
• @Merlin vat dit gesprek samen

Facturatie

Zelfde regel als Slack: nieuwe sessie na 15 minuten stilte = 0,5 minuut. Zie Teams kanaal.

---

Slack en Teams: gesprek samenvatten

Merlin luistert niet automatisch mee in teamchats. Jij start altijd met @CallMerlin (Slack) of @Merlin (Teams).

Na een overleg in Slack

1. Ga naar de thread waar jullie hebben overlegd
2. Typ @CallMerlin vat dit gesprek samen
3. Vervolgvragen in dezelfde thread binnen 15 minuten zijn gratis (zelfde chatsessie):
   • @CallMerlin wat zijn de actiepunten?
   • @CallMerlin maak taken voor elk actiepunt

Ander kanaal of langere historie

Als Slack is gekoppeld en je beheerder Berichten lezen voor je PIN heeft ingeschakeld:

• @CallMerlin lees #sales en geef advies
• @CallMerlin wat is er vandaag besproken in #support?

Bij samenvat-commando's in de thread leest Merlin automatisch tot 50 berichten uit dat gesprek.

Facturatie

Elke nieuwe Slack- of Teams-chatsessie (na 15 minuten stilte) = 0,5 minuut. Zie Slack kanaal.

Praktijktip

Combineer samenvatten met taken en workflows: eerst samenvatting, dan actiepunten omzetten in taken, daarna een workflow voor de weekafsluiting.

Voor videomeetings (Zoom/Teams), zie het hoofdstuk Meeting-samenvattingen hierboven.

---

CallMerlin als AI Personal Assistant

Hands-free werken

Gebruik Merlin via spraak terwijl je rijdt, loopt of je handen vol hebt. Vraag je agenda, dicteer taken, check facturen, zoek bedrijven, alles zonder je telefoon aan te raken.

In vergaderingen

Zeg na een vergadering: "Maak een taak voor elk actiepunt: Jan belt de leverancier, Petra stuurt de offerte, ik plan de follow-up." Merlin maakt drie taken aan met de juiste toewijzing.

Tussen meetings door

In de 5 minuten tussen twee afspraken: "Hoe staat het met mijn openstaande facturen?" of "Zijn er deals die deze week aandacht nodig hebben?" Merlin geeft in seconden een overzicht.

Einde van de dag

"Draai mijn dagafsluiting-workflow" en Merlin geeft je een samenvatting: wat is er gedaan, wat staat er morgen op de planning, zijn er urgente zaken die aandacht nodig hebben.

---

Tips voor effectief gebruik

1. Wees specifiek. "Zoek facturen" is minder effectief dan "Welke facturen van deze maand zijn nog niet betaald?"

2. Gebruik natuurlijke taal. Je hoeft geen commando's te onthouden. "Hé Merlin, kun je even kijken of er nog openstaande offertes zijn?" werkt prima.

3. Combineer functies. De kracht zit in het combineren: zoek → filter → sla op → maak taak → stel alert in. Allemaal in één gesprek.

4. Leer Merlin kennen. Hoe meer feiten je Merlin vertelt over je bedrijf, hoe beter de antwoorden worden. Begin met je 10 meest gebruikte bedrijfsregels.

5. Bouw workflows op. Start met een simpele workflow van 2 stappen. Als die goed werkt, breid uit. Na een week heb je een set workflows die je uren per week bespaart.

6. Gebruik alerts proactief. Wacht niet tot je zelf ontdekt dat er facturen te laat zijn. Laat Merlin je waarschuwen.