Meeting-samenvattingen

Na een Zoom- of Teams-videomeeting, of na een live opname in de CallMerlin-app of desktop, kun je in elk CallMerlin-kanaal vragen om een samenvatting en actiepunten. Merlin maakt één samenvatting en slaat die op. Vervolgvragen gebruiken de opgeslagen samenvatting, niet het volledige transcript.

Wacht op het transcript (Zoom / Teams)

Stel je vraag niet meteen na het ophangen van Zoom of Teams. Die platforms moeten het transcript eerst verwerken. CallMerlin kan pas samenvatten als dat bestand beschikbaar is.

Tip: Wacht tot Zoom je een e-mail stuurt dat het transcript klaar is, of tot het transcript in de Teams-meeting-chat staat. Stel je vraag daarna pas aan CallMerlin. Bij een te vroege vraag krijg je een melding dat er nog geen transcript is.

Live opnames in de app of desktop hebben deze wachttijd niet: verwerking start zodra je op Stop drukt.

Hoe snel is CallMerlin zelf?

Zodra het transcript of de opname beschikbaar is:

• Eerste samenvatting: meestal 15–60 seconden (ophalen of upload + AI)
• Vervolgvragen ("wat waren de actiepunten?"): sneller, Merlin gebruikt de opgeslagen samenvatting

Kanalen

Live opnemen kan alleen in de app en desktop. De samenvatting daarna opvragen kan in elk kanaal.

PIN-rechten

Geef PIN-gebruikers het recht Meeting-samenvattingen onder PIN-gebruikers → Rechten. Dit geldt voor Zoom, Teams én live opname.

Live opname (app & desktop)

Voor face-to-face of hybride meetings zonder Zoom/Teams-transcript neem je het gesprek op in CallMerlin (niet met de systeem-spraakmemo).

Zo werkt het

1. Log in met je PIN in de CallMerlin-app of desktop
2. Open Meeting opnemen
3. Bevestig toestemming: informeer alle deelnemers voordat je opneemt
4. Start de opname; stop wanneer het gesprek klaar is
5. CallMerlin uploadt de audio, maakt een samenvatting met actiepunten, en verwijdert de ruwe audio
6. Onthoud de titel op het resultaatscherm (die tekst verdwijnt als je het scherm sluit). Vervolg in de chat, bijvoorbeeld:
   • Samenvatting van <titel>
   • Actiepunten uit <titel>
   • Vervolgvragen van de laatste F2F
   • Welke F2F-titels ken je?
   • Zet de actiepunten van <titel> in CRM / mail / taken (rechten + goedkeuring blijven gelden)

Deelnemers vóór opname

Vul optioneel Deelnemers in vóór Start (naam + rol). Voorbeeld: Ik: Jan (AM); Klant: Piet Jansen (inkoop). Die context gaat mee in de samenvatting en de field-debrief, zodat actiepunten beter toe te wijzen zijn.

CallMerlin verzint geen gender uit stemgeluid en bewaart geen voiceprints. Stemmen kunnen in het transcript worden gescheiden; namen komen uit jouw deelnemerslijst of uit duidelijke tekst in het gesprek, niet uit biometrische herkenning.

Field post-visit (bezoek vastleggen)

Na een geslaagde live opname kun je Opname vastleggen in CRM gebruiken (of hetzelfde in chat vragen). Merlin stelt een notitie/activiteit en taken voor op je gekoppelde CRM(s). Schrijfacties vereisen altijd goedkeuring. Zonder CRM-koppeling belooft Merlin geen write; ga naar Koppelingen.

Optioneel vóór het volgende bezoek: vraag een Pre-meeting briefing (context uit gekoppelde CRM + laatste meeting-samenvatting indien aanwezig).

Eerlijke ROI-taal: minder dubbel typen, snellere overdracht na een bezoek, één stack voor Zoom, Teams en live opname. Geen verzonnen Fortune-bedrijfscijfers.

Vereisten

• PIN-recht Meeting-samenvattingen
• Max. 90 minuten of 50 MB per opname
• De opnameduur telt mee in je minutenbundel (zelfde wandklok als webcall)

Verschil met Zoom / Teams

Zoom

Vereisten

• Zoom Pro of hoger
• Cloud recording aan
• Audio transcript aan in Zoom recording settings
• Host neemt op naar de cloud
• Zoom gekoppeld onder Koppelingen (OAuth)

Instellen

1. Ga in het Zoom webportaal naar Recording settings
2. Zet Cloud recording en Audio transcript aan
3. Koppel Zoom in CallMerlin onder Koppelingen
4. Geef op de PIN het recht Meeting-samenvattingen
5. Vraag bijvoorbeeld: @CallMerlin vat de laatste Zoom meeting samen

Microsoft Teams

Vereisten

• Microsoft 365 gekoppeld onder Koppelingen
• Live transcriptie aan tijdens de meeting
• Tenant-beheerder: transcriptie voor online meetings inschakelen in Microsoft 365
• PIN-recht Meeting-samenvattingen

Instellen

1. Koppel Microsoft 365 onder Koppelingen
2. Zet transcriptie aan tijdens elke meeting (meeting controls)
3. Vraag je IT-beheerder transcriptie voor online meetings in te schakelen (Microsoft 365 tenant)
4. Geef op de PIN het recht Meeting-samenvattingen
5. Vraag in Teams: @CallMerlin vat de laatste meeting samen

Zie ook Teams kanaal voor webhook-setup.

Slack voice clips

Los van meeting-samenvattingen: stuur @CallMerlin een voice clip (spraakbericht, max. 5 min). Merlin transcribeert de clip en antwoordt in de thread. Werkt met de standaard CallMerlin Slack-app; geen extra instelling nodig.

Zie Slack kanaal.

Verschil: thread samenvatten vs. meeting-samenvatting

Limieten

• Betaald plan: maximaal 20 meeting-samenvattingen per account per dag (Zoom, Teams en live opname delen deze limiet)
• Proefperiode: maximaal 2 per dag (zelfde gedeelde limiet; 7 dagen → max 14)
• Maximaal 50 follow-up vragen per account per dag
• Samenvatting blijft 90 dagen beschikbaar

Facturatie

• Zoom / Teams via Slack of Teams-chat: tellen als normale chatsessie (1 minuut per nieuwe sessie, na 10 minuten stilte)
• Live opname (app / desktop): de opnameduur telt 1:1 mee in je minutenbundel (wandklok), net als webcall