Hoe je CallMerlin dagelijks gebruikt als AI-assistent, met praktijktips en workflow-voorbeelden.

Dagelijks gebruik

Name: CallMerlin
Author: CallMerlin

Deze gids is voor iedereen die CallMerlin gebruikt als eindgebruiker (PIN-gebruiker). Je leert hoe je Merlin inzet als persoonlijke AI-assistent in je dagelijkse werk.

Aan de slag

Na het ontvangen van je PIN-code van je beheerder kun je direct beginnen. Open een van de kanalen (webcall widget, desktop app, Android app, Slack of Teams), voer je PIN in, en je bent klaar.

Eerste keer? Typ "help" om een overzicht te krijgen van wat Merlin voor je kan doen.

Spraak of chat

Je kunt Merlin op twee manieren bereiken:

Methode	Wanneer gebruiken
Spraak (microfoon)	Snelle vragen, hands-free werken, onderweg
Chat (tekst)	Complexe vragen, als je details wilt kopiëren, in stille omgevingen

Tip: Combineer ze. Start een gesprek via spraak en schakel halverwege over naar chat als je een tabel of URL wilt zien.

Taken

Merlin onthoudt je to-do's en herinnert je eraan.

Taken aanmaken

"Maak een taak: offerte versturen naar Bakkerij de Zon"
"Herinner me morgen om het contract te reviewen"
"Voeg toe aan mijn taken: server backup controleren"

Taken bekijken

"Wat zijn mijn taken?"
"Heb ik openstaande taken?"
"Toon mijn taken van deze week"

Taken afronden

"Markeer de offerte-taak als klaar"
"De server backup is gedaan"

Praktijktip

Maak taken aan tijdens gesprekken. Zeg na een telefoontje: "Maak een taak: follow-up bellen met Jan over het voorstel, deadline vrijdag." Merlin onthoudt het en je hoeft niets op te schrijven.

Workflows

Workflows zijn automatische stappenreeksen die Merlin voor je uitvoert. Ze combineren meerdere acties in één opdracht.

Een workflow starten

"Draai mijn ochtend-workflow"
"Start de weekafsluiting-workflow"
"Voer de maandrapportage uit"

Mijn workflows bekijken

"Welke workflows heb ik?"
"Toon mijn workflows"

Workflow-voorbeelden voor dagelijks gebruik

Ochtend-briefing

"Maak een workflow 'ochtend-briefing' die het volgende doet: bekijk mijn agenda voor vandaag, check of er openstaande facturen ouder dan 30 dagen zijn, tel het aantal onbeantwoorde e-mails, en geef me een samenvatting."

Resultaat: elke ochtend zeg je "draai mijn ochtend-briefing" en Merlin geeft je in 10 seconden een compleet overzicht van je dag.

Dagelijkse sales-pipeline check

"Maak een workflow 'sales-check' die: alle deals in de pipeline ophaalt, deals toont die langer dan 7 dagen niet zijn bijgewerkt, telt hoeveel deals er in elke fase zitten, en een samenvatting geeft met aanbevelingen."

Weekafsluiting voor administratie

"Maak een workflow 'weekafsluiting' die: alle conceptfacturen van deze week ophaalt, het totaalbedrag optelt, checkt of er ontbrekende btw-nummers zijn bij klanten, openstaande offertes ouder dan 14 dagen opsomt, en een rapport maakt."

Klant-onboarding

"Maak een workflow 'nieuwe klant' die: een contactpersoon aanmaakt in het CRM met de naam, het e-mailadres en telefoonnummer die ik opgeef, een welkomstfactuur aanmaakt voor het startpakket van €500, een taak aanmaakt om over 3 dagen een follow-up te doen, en een agendapunt plant voor een kennismakingsgesprek volgende week."

Maandelijkse rapportage

"Maak een workflow 'maandrapport' die: het totaal gefactureerde bedrag van deze maand ophaalt, vergelijkt met vorige maand, het aantal nieuwe klanten telt, het percentage betaalde facturen berekent, de top 5 klanten op omzet toont, en dit als samenvatting geeft."

Lead-prospectie

"Maak een workflow 'nieuwe leads' die: bedrijven zoekt in de categorie die ik opgeef in de stad die ik noem, filtert op minimaal 4 sterren en minimaal 20 reviews, de resultaten opslaat in mijn CRM als nieuwe leads, en een taak aanmaakt om ze deze week te bellen."

Incasso-workflow

"Maak een workflow 'incasso-check' die: alle facturen ophaalt die meer dan 60 dagen te laat zijn, het totaal openstaande bedrag berekent, per klant groepeert, en voor elke klant een taak aanmaakt om een herinneringsmail te sturen."

Hoe workflows worden gebouwd

Je beschrijft de workflow in gewone taal. Merlin vertaalt dit naar een reeks stappen. Je kunt workflows aanpassen, opnieuw testen en per PIN-gebruiker beschikbaar maken.

Tip: Begin eenvoudig. Maak eerst een workflow van 2-3 stappen. Als die goed werkt, voeg je meer stappen toe.

Automatiseringen en goedkeuren

Automatiseringen combineren workflows met AI-analyse. Het systeem leest data uit je communicatiekanalen, haalt automatisch context op uit CRM en boekhouding, en stuurt alles door de AI voor analyse.

Goedkeuren via chat of dashboard

Als een automatisering goedkeuring nodig heeft, verschijnt er een kaart met:

Bevindingen met urgentie-labels (URGENT, ACTIE, INFO)
Een Goedkeuren en Afwijzen knop

Klik op de knop om de voorgestelde acties goed te keuren of af te wijzen.

Goedkeuren via spraak

Bij telefoongesprekken beschrijft Merlin de bevindingen en vraagt: "Wil je deze acties goedkeuren?" Zeg "ja" of "nee".

Voorbeeld dagelijkse automatisering

"Draai mijn dagelijkse com-check."

Merlin leest je Slack en e-mail, haalt CRM- en boekhouddata op, en stuurt je een samenvatting: "URGENT: Multivlaai BV is failliet. ACTIE: Nieuwe contactpersoon Lisa bij Acme. INFO: Factuur #2024-789 betaald." Je keurt goed en Merlin stuurt de samenvatting naar Slack en maakt een CRM-notitie aan.

Geleerde feiten

Merlin onthoudt informatie die je hem vertelt en gebruikt die in toekomstige gesprekken.

Feiten opslaan

"Onthoud dat onze standaard betalingstermijn 14 dagen is"
"Onthoud dat Jan de Vries onze contactpersoon is bij ABN AMRO"
"Mijn favoriete vergaderruimte is de Blauwe Zaal"
"Onthoud dat we op vrijdag altijd om 16:00 afsluiten"

Feiten opvragen

"Wat weet je over onze betalingstermijn?"
"Wie is onze contactpersoon bij ABN AMRO?"
"Wat heb ik je verteld over vrijdagen?"

Feiten verwijderen

"Vergeet wat je weet over de betalingstermijn"

Praktijktip

Leer Merlin je bedrijfsspecifieke informatie aan. Hoe meer feiten Merlin kent, hoe beter en sneller hij je kan helpen. Denk aan: standaardprijzen, contactpersonen, bedrijfsregels, voorkeuren.

Alerts

Alerts zijn proactieve meldingen. Merlin controleert periodiek een conditie en stuurt je een melding als die waar is.

Via spraak of chat instellen

"Stel een alert in: meld me als er facturen ouder dan 30 dagen openstaan"
"Alert: waarschuw me als het aantal conceptfacturen boven de 10 komt"
"Geef me een melding als er een deal langer dan een week niet is bijgewerkt"

Alerts bekijken

"Welke alerts heb ik?"
"Toon mijn actieve alerts"

Hoe alerts werken

Je maakt een alertregel aan (via het dashboard of via spraak/chat)
Merlin controleert de regel op het ingestelde interval
Als de conditie waar is, krijg je een melding via e-mail of Slack
De regel gaat in snooze om herhaalde meldingen te voorkomen

Praktijktip

Combineer alerts met workflows. Zet een alert in voor "factuur te laat > 30 dagen" en koppel die aan je incasso-workflow. Zo wordt het hele proces automatisch.

Gesprekslogs

Alle gesprekken met Merlin worden gelogd. Je kunt transcripten terugkijken in het dashboard.

Wat je ziet

Datum en tijdstip
Duur (minuten vs. gefactureerd)
Welke bron (telefoon, webcall, chat, desktop, Slack, Teams)
Welke PIN-gebruiker
Volledig transcript inclusief tool-calls

Filteren

Filter op datumperiode, PIN-gebruiker of bron
Schakel tussen "Minuten" (ruwe duur) en "Gefactureerd" (wat je betaalt)

Praktijktip

Gebruik de logs om te leren welke vragen het beste werken. Als een collega een complexe vraag heeft gesteld die perfect werd beantwoord, kopieer die formulering.

Lead Lookup

Zoek bedrijven op naam, categorie of locatie en sla ze op in je CRM.

Zoeken

"Zoek tandartsen in Rotterdam"
"Vind hotels bij Schiphol met minimaal 4 sterren"
"Zoek restaurants in Utrecht zonder website"
"Accountants in Antwerpen met meer dan 50 reviews"

Opslaan

"Sla dit bedrijf op in mijn CRM"
"Maak een contact aan voor deze tandarts"
"Voeg deze 3 leads toe aan HubSpot"

Praktijktip

Combineer Lead Lookup met je sales-workflow: "Zoek webdesignbureaus in Amsterdam, filter op degene zonder website (ja, die bestaan), en sla ze op als leads." Merlin doet het hele traject in één opdracht.

Bestanden uploaden

Upload afbeeldingen en documenten in de chat voor AI-analyse.

Wat kun je uploaden?

Afbeeldingen (JPG, PNG): screenshots, visitekaartjes, handgeschreven notities, foto's van facturen
Documenten (PDF, TXT, CSV, DOCX, MD, JSON): facturen, contracten, rapporten, spreadsheets

Maximaal 10 MB per bestand, tot 5 bestanden per sessie.

Hoe uploaden

Klik op het paperclip-icoon naast de chatinvoer, of sleep een bestand naar het chatvenster. Merlin analyseert de inhoud en vraagt wat je met de resultaten wilt doen.

Praktijktip

Upload een factuur-PDF en zeg: "Boek deze factuur in Exact Online." Merlin leest de gegevens, extraheert bedrag, datum en leverancier, en maakt de boeking aan.

Direct Messages

Stuur berichten naar collega's via @mentions, direct in de CallMerlin-chat. Geen AI betrokken, geen minuten gefactureerd.

Berichten sturen

Typ @ in de chatinvoer en begin de naam van een collega te typen
Selecteer een naam uit de autocomplete-dropdown
Typ je bericht en verstuur

Groepsberichten

Typ @Sales of @Support om iedereen in een groep tegelijk te bereiken.

Inbox

Ongelezen berichten tonen een badge op het inbox-icoon
Klik om de inbox te openen met alle berichten
Markeer individuele berichten of alles als gelezen

Reply en bijlagen

Reageer op een specifiek bericht met een quote
Voeg bestanden toe via de paperclip-knop (dezelfde als bij file upload)

Notificaties

Offline? Je ontvangt binnen een uur een e-maildigest met ongelezen berichten
Android app: Push-notificaties bij nieuwe berichten

Privacy

Berichten worden 30 dagen bewaard, daarna automatisch verwijderd
Beheerders kunnen berichtinhoud niet lezen, alleen metadata
Bij het verwijderen van een PIN-gebruiker of account worden alle berichten opgeruimd

Wees specifiek. "Zoek facturen" is minder effectief dan "Welke facturen van deze maand zijn nog niet betaald?"
Gebruik natuurlijke taal. Je hoeft geen commando's te onthouden. "Hé Merlin, kun je even kijken of er nog openstaande offertes zijn?" werkt prima.
Combineer functies. De kracht zit in het combineren: zoek → filter → sla op → maak taak → stel alert in. Allemaal in één gesprek.
Leer Merlin kennen. Hoe meer feiten je Merlin vertelt over je bedrijf, hoe beter de antwoorden worden. Begin met je 10 meest gebruikte bedrijfsregels.
Bouw workflows op. Start met een simpele workflow van 2 stappen. Als die goed werkt, breid uit. Na een week heb je een set workflows die je uren per week bespaart.
Gebruik alerts proactief. Wacht niet tot je zelf ontdekt dat er facturen te laat zijn. Laat Merlin je waarschuwen.

Dagelijks gebruik

Op deze pagina