Slack kanaal

Met het Slack-kanaal kunnen je medewerkers via Slack met Merlin chatten. Typ @Merlin gevolgd door een vraag in een Slack-kanaal of stuur een DM, en Merlin antwoordt direct met data uit je gekoppelde diensten.

Beschikbaarheid

Het Slack-kanaal is beschikbaar vanaf het Professional plan.

Hoe het werkt

1. Een medewerker typt @Merlin hoeveel facturen heb ik? in een Slack-kanaal
2. Slack stuurt het bericht naar CallMerlin
3. Binnen 5-15 seconden antwoordt Merlin in een thread
4. Merlin heeft toegang tot dezelfde tools als bij webchat, telefoon en desktop

Vereisten

• Een Professional of hoger plan
• Een Slack workspace waar je apps kunt installeren
• Workspace-eigenaar of admin rechten in Slack

Instellen

Stap 1: Slack App aanmaken

1. Ga naar api.slack.com/apps en klik Create New App
2. Kies From scratch
3. Geef de app een naam (bijv. Merlin) en selecteer je workspace
4. Ga naar OAuth & Permissions en voeg deze Bot Token Scopes toe:
   • app_mentions:read
   • chat:write
   • im:read
   • im:write
   • im:history
   • channels:history
   • users:read
5. Klik Install to Workspace en autoriseer de app
6. Kopieer het Bot User OAuth Token (begint met xoxb-)

Stap 2: Event Subscriptions instellen

1. Ga naar Event Subscriptions in je Slack App configuratie
2. Zet Enable Events op On
3. Plak de Request URL die je vindt in het CallMerlin dashboard onder Slack kanaal
4. Wacht tot Slack de URL verifieert (groen vinkje)
5. Voeg deze events toe onder Subscribe to bot events:
   • app_mention
   • message.im
6. Klik Save Changes

Stap 3: Dashboard configureren

1. Ga naar callmerlin.app → Dashboard → Slack kanaal
2. Vul het Bot Token in (uit stap 1)
3. Vul het Signing Secret in (te vinden onder Basic Information → App Credentials)
4. Klik Verbinding testen om te controleren of alles werkt
5. Kies een standaard PIN (optioneel, voor medewerkers zonder eigen PIN)
6. Zet de toggle AAN
7. Klik Opslaan

Stap 4: Eerste bericht sturen

1. Ga naar Slack
2. Nodig de bot uit in een kanaal: /invite @Merlin
3. Typ @Merlin hallo
4. Merlin antwoordt in een thread

Gebruikerskoppeling

Elke Slack-gebruiker wordt gekoppeld aan een PIN-code. De PIN bepaalt welke rechten (capabilities) en welk template Merlin gebruikt.

PIN toewijzen

1. Ga naar Slack kanaal in het dashboard
2. Zoek de medewerker in de tabel Gebruikerskoppelingen
3. Selecteer een PIN uit de dropdown
4. De koppeling is direct actief

PIN ontkoppelen

Klik op Ontkoppelen naast een medewerker om de PIN-koppeling te verwijderen. De medewerker valt dan terug op de standaard PIN (als die is ingesteld).

Standaard PIN

Stel een standaard PIN in voor Slack-gebruikers die nog niet individueel gekoppeld zijn. Nieuwe medewerkers hebben dan direct toegang zonder handmatige koppeling.

Tip: Maak een PIN aan met beperkte leesrechten als standaard. Wijs uitgebreidere rechten toe via individuele koppelingen.

Kanaalfilter

Beperk in welke Slack-kanalen Merlin reageert. Dit is handig als je Merlin niet in alle openbare kanalen wilt hebben.

• Laat het veld leeg: Merlin reageert in alle kanalen
• Vul specifieke kanaal-ID's in: Merlin reageert alleen daar

Context en vervolgvragen

Merlin onthoudt de context van een gesprek gedurende 15 minuten. Binnen dit venster kun je vervolgvragen stellen in dezelfde thread:

• @Merlin hoeveel facturen heb ik? → Merlin antwoordt met het aantal
• en hoeveel daarvan zijn onbetaald? → Merlin begrijpt de context

Na 15 minuten start een nieuw gesprek zonder vorige context.

Facturatie

Slack-berichten worden gefactureerd als chatsessies:

• Eerste bericht = 0,5 minuut
• Vervolgvragen binnen 15 minuten in dezelfde thread = gratis (zelfde sessie)
• Na 15 minuten = nieuwe sessie van 0,5 minuut

Dit is hetzelfde tarief als webchat-sessies.

Limieten

Om misbruik te voorkomen gelden er limieten per uur:

Bij het bereiken van de limiet laat Merlin weten hoeveel minuten je moet wachten.

Wat kun je vragen?

Alles wat je via webchat, telefoon of desktop aan Merlin kunt vragen werkt ook in Slack. Voorbeelden:

• @Merlin hoeveel openstaande facturen heb ik?
• @Merlin maak een concept-factuur aan voor Bakker BV, €2500 excl BTW
• @Merlin wat staat er morgen op mijn agenda?
• @Merlin hoe werkt ons retourbeleid?

Beperkingen

• Merlin kan geen bestanden versturen of Slack Block Kit-kaarten gebruiken
• Antwoorden zijn beperkt tot 3000 karakters
• Threading: Merlin antwoordt altijd in een thread (DM's zijn een uitzondering)

Problemen oplossen

Merlin antwoordt niet

1. Controleer of de toggle AAN staat in het dashboard
2. Controleer of het Bot Token correct is
3. Controleer of het Signing Secret correct is
4. Controleer of de Event Subscriptions actief zijn in je Slack App
5. Controleer of Merlin is uitgenodigd in het kanaal (/invite @Merlin)
6. Controleer of de gebruiker een PIN heeft (of een standaard PIN is ingesteld)

"Koppel je Slack-account aan een PIN"

De medewerker heeft geen PIN gekoppeld en er is geen standaard PIN ingesteld. Ga naar het dashboard en wijs een PIN toe, of stel een standaard PIN in.

"Het maandbudget is bereikt"

Het account heeft een budgetplafond ingesteld en dat is bereikt. Verhoog het plafond onder Facturatie in het dashboard.