Teams kanaal

Met het Teams-kanaal kunnen je medewerkers via Microsoft Teams met Merlin chatten. Typ @Merlin gevolgd door een vraag in een Teams-kanaal en Merlin antwoordt direct met data uit je gekoppelde diensten.

Beschikbaarheid

Het Teams-kanaal is beschikbaar vanaf het Professional plan.

Hoe het werkt

1. Een medewerker typt @Merlin hoeveel facturen heb ik? in een Teams-kanaal
2. Merlin stuurt direct een tussenantwoord: "Ik werk eraan..."
3. Binnen 5-15 seconden antwoordt Merlin met het echte antwoord als reply
4. Merlin heeft toegang tot dezelfde tools als bij webchat, telefoon en desktop

Vereisten

Voordat je het Teams-kanaal kunt activeren heb je nodig:

• Een Professional of hoger plan
• Een actieve Microsoft 365 koppeling (onder Koppelingen in het dashboard)
• Team-eigenaar rechten in het Teams-team waar je Merlin wilt gebruiken

IT-admin vereiste

De Microsoft 365 / Teams beheerder moet "Aangepaste apps uploaden" ingeschakeld hebben:

1. Ga naar het Teams admin center
2. Navigeer naar Teams apps → Installatiebeleid
3. Open het beleid dat op de gebruikers van toepassing is (bijv. Globaal)
4. Zet "Aangepaste apps uploaden" op Aan

Zonder deze instelling verschijnt de optie "Uitgaande webhook maken" niet in Teams.

Instellen

Stap 1: Outgoing Webhook aanmaken in Teams

1. Open Microsoft Teams (web of desktop)
2. Ga naar het team waar Merlin actief moet zijn
3. Klik op de drie puntjes (•••) naast de teamnaam
4. Klik op Team beheren
5. Ga naar het tabblad Apps
6. Klik rechtsonder op "Uitgaande webhook maken"
7. Vul in:
   • Naam: Merlin
   • Callback URL: de URL die je vindt in het CallMerlin dashboard onder Teams kanaal
   • Beschrijving: AI-assistent voor je bedrijfstools
8. Klik Maken
9. Er verschijnt een HMAC security token, kopieer dit direct. Het wordt maar 1x getoond

Stap 2: Dashboard configureren

1. Ga naar callmerlin.app → Dashboard → Teams kanaal
2. Plak het HMAC token uit stap 1
3. Vul je Tenant ID in (te vinden in Azure Portal → Microsoft Entra ID → Overzicht)
4. Selecteer je Microsoft 365-koppeling (moet al bestaan onder Koppelingen)
5. Kies een standaard PIN (optioneel, voor nieuwe medewerkers)
6. Zet de toggle AAN
7. Klik Opslaan

Stap 3: Eerste bericht sturen

1. Ga terug naar Teams
2. Typ @Merlin hallo in het kanaal
3. Merlin antwoordt met "Ik werk eraan..." gevolgd door een begroeting

Bij het eerste bericht wordt je Teams-account automatisch geregistreerd in het CallMerlin dashboard.

Gebruikerskoppeling

Elke Teams-gebruiker wordt gekoppeld aan een PIN-code. De PIN bepaalt welke rechten (capabilities) en welk template Merlin gebruikt.

Automatische registratie

Wanneer een medewerker voor het eerst @Merlin typt in Teams, wordt zijn account automatisch geregistreerd. Je ziet de medewerker verschijnen in het dashboard onder Teams kanaal → Gebruikerskoppelingen.

PIN toewijzen

1. Ga naar Teams kanaal in het dashboard
2. Zoek de medewerker in de tabel Gebruikerskoppelingen
3. Selecteer een PIN uit de dropdown
4. De koppeling is direct actief

PIN ontkoppelen

Klik op Ontkoppelen naast een medewerker om de PIN-koppeling te verwijderen. De medewerker valt dan terug op de standaard PIN (als die is ingesteld).

Standaard PIN

Stel een standaard PIN in voor Teams-gebruikers die nog niet individueel gekoppeld zijn. Nieuwe medewerkers hebben dan direct toegang zonder handmatige koppeling.

Tip: Maak een PIN aan met beperkte leesrechten als standaard. Wijs uitgebreidere rechten toe via individuele koppelingen.

Context en vervolgvragen

Merlin onthoudt de context van een gesprek gedurende 15 minuten. Binnen dit venster kun je vervolgvragen stellen:

• @Merlin hoeveel facturen heb ik? → Merlin antwoordt met het aantal
• @Merlin en hoeveel daarvan zijn onbetaald? → Merlin begrijpt "daarvan"

Na 15 minuten start een nieuw gesprek zonder vorige context.

Facturatie

Teams-berichten worden gefactureerd als chatsessies:

• Eerste bericht = 0,5 minuut
• Vervolgvragen binnen 15 minuten = gratis (zelfde sessie)
• Na 15 minuten = nieuwe sessie van 0,5 minuut

Dit is hetzelfde tarief als webchat-sessies.

Limieten

Om misbruik te voorkomen gelden er limieten per uur:

Bij het bereiken van de limiet laat Merlin weten hoeveel minuten je moet wachten.

Wat kun je vragen?

Alles wat je via webchat, telefoon of desktop aan Merlin kunt vragen werkt ook in Teams. Voorbeelden per koppeling:

Boekhouding (Moneybird)

• @Merlin hoeveel openstaande facturen heb ik?
• @Merlin maak een concept-factuur aan voor Bakker BV, €2500 excl BTW
• @Merlin wat is de status van factuur 2025-0042?

Agenda en e-mail (Microsoft 365 / Google)

• @Merlin wat staat er morgen op mijn agenda?
• @Merlin welke ongelezen mails heb ik?
• @Merlin stuur een e-mail naar jan@voorbeeld.nl met het onderwerp "Offerte"

CRM en contacten

• @Merlin zoek het telefoonnummer van Bakker BV
• @Merlin maak een nieuw contact aan: Jan de Vries, jan@voorbeeld.nl

Kennisbank

• @Merlin hoe werkt ons retourbeleid?
• @Merlin wat is de procedure voor ziekmeldingen?

Beperkingen

• Werkt alleen in openbare kanalen, niet in privékanalen of DM's
• Elk Teams-team heeft een eigen webhook nodig (niet deelbaar tussen teams)
• Merlin kan geen bestanden versturen of Adaptive Cards gebruiken
• Antwoorden zijn beperkt tot 4000 karakters

Problemen oplossen

"Uitgaande webhook maken" verschijnt niet

De IT-admin moet "Aangepaste apps uploaden" aanzetten in het Teams admin center. Zie de sectie IT-admin vereiste.

"Error submitting webhook" bij het aanmaken

• Controleer of de Callback URL correct is en begint met https://
• Wacht 5-10 minuten en probeer opnieuw (Teams kan tijdelijk traag zijn)
• Probeer het via de Teams web-client in plaats van de desktop-app

Merlin antwoordt niet

1. Controleer of de toggle AAN staat in het dashboard
2. Controleer of het HMAC token correct is geplakt
3. Controleer of de Tenant ID klopt
4. Controleer of er een Microsoft 365-koppeling is geselecteerd
5. Controleer of de gebruiker een PIN heeft (of een standaard PIN is ingesteld)

"Koppel je Teams-account aan een PIN"

De medewerker heeft geen PIN gekoppeld en er is geen standaard PIN ingesteld. Ga naar het dashboard en wijs een PIN toe, of stel een standaard PIN in.

"Het maandbudget is bereikt"

Het account heeft een budgetplafond ingesteld en dat is bereikt. Verhoog het plafond onder Facturatie in het dashboard.

Merlin begrijpt de context niet

Context vervalt na 15 minuten. Als je na die tijd een vervolgvraag stelt, herhaal dan de relevante informatie in je bericht.