PIN-gebruikers
Beheer wie toegang heeft tot Merlin en met welke rechten.
PIN-gebruikers
Een PIN is een 6-cijferige numerieke code waarmee een eindgebruiker zich identificeert bij Merlin. Elke PIN heeft eigen rechten, een optioneel template, taken en geleerde feiten.
Hoe werkt PIN-verificatie?
Merlin vraagt altijd om een PIN voordat een gesprek begint, ongeacht het kanaal:
- Telefoon: de beller toetst de PIN via het toetsenbord
- Webcall widget / Desktop app / Android app: de gebruiker voert de PIN in via het scherm
Na verificatie laadt Merlin de rechten, het template, de taken en de geleerde feiten van die PIN. Zo krijgt elke medewerker een gepersonaliseerde ervaring.
PIN aanmaken
- Ga naar PIN-gebruikers in het dashboard
- Klik op Nieuwe PIN
- Vul een naam in
- Kies de rechten
- Selecteer optioneel een template
- Optioneel: schakel 2FA in (SMS of TOTP)
Rechten
Per PIN stel je in welke tools Merlin mag gebruiken. Rechten zijn onderverdeeld in categorieën:
- Leesrechten - Facturen inzien, agenda bekijken, CRM-contacten opzoeken
- Schrijfrechten - Facturen aanmaken, afspraken inplannen, contacten aanmaken
- Hoog-risico - Betalingen verwerken, contracten wijzigen, berichten versturen
- Communicatie - E-mail, Teams-berichten, Slack-notificaties versturen
- Social media - Posts plaatsen op Instagram, LinkedIn
- AI-analyse - Workflow-data analyseren en cross-refereren via de analyze-stap
Wijzigingen in rechten gelden direct bij het volgende gesprek.
PIN-groepen
Een PIN-gebruiker zit in hoogstens één PIN-groep (Sales of Finance, niet beide). Kies je een andere groep, dan verhuist die gebruiker.
PIN-groepen zijn voor taken en cases: werk toewijzen aan een team. Ze isoleren geen tokens.
Koppeling-groep
De koppeling-groep op de PIN (of de standaard op de PIN-groep) bepaalt welke koppelingen Merlin mag gebruiken. De keuze op de PIN wint van de standaard op de PIN-groep.
| Wat | Doel |
|---|---|
| PIN-groep | Taken en cases voor een team |
| Koppeling-groep | Welke koppelingen Merlin in dit gesprek mag gebruiken |
Rechten en kluis zijn allebei nodig. Zonder matching koppeling in de kluis kan Merlin dat recht niet gebruiken, ook al staat het aan. Een PIN zonder koppeling-groep (en zonder PIN-groep-standaard) ziet alleen gedeelde koppelingen.
Zie Koppelingen voor gedeeld versus exclusief.
Taken
Taken zijn instructies die Merlin bij elk gesprek met deze PIN-gebruiker meekrijgt. Er zijn drie typen:
- Staande instructie (standing) - Doorlopende instructies, bijv. "Vraag altijd naar het ordernummer" of "Begroet de klant met zijn voornaam"
- Eenmalige taak (onetime) - Tijdelijke taken met optionele deadline, bijv. "Herinner mij vandaag aan de vergadering om 15:00"
- Workflow - Meerstaps-acties die automatisch meerdere tools aanroepen, bijv. "Maak contact aan in CRM en plan een follow-up"
Taken kunnen via het dashboard worden aangemaakt, maar ook door Merlin zelf tijdens een gesprek (als de medewerker dat vraagt).
Meer details: zie Taken.
Geleerde feiten
Merlin leert automatisch feiten uit gesprekken, zoals "Klant X wil altijd per e-mail bevestiging". Deze feiten worden bij volgende gesprekken meegenomen als context. Je kunt feiten bekijken en verwijderen in het dashboard.
2FA per PIN
Voor extra beveiliging kun je tweefactorauthenticatie inschakelen per PIN:
- SMS: de beller ontvangt een SMS-code die hij moet inspreken
- TOTP: de beller leest een 6-cijferige code uit een authenticator-app voor
Dit is vooral handig voor PINs met hoog-risico schrijfrechten.