Workflows
Créez des séquences d'étapes automatisées combinant plusieurs outils. Par chat, voix ou le constructeur visuel.
Workflows
Les workflows sont des automatisations multi-étapes que Merlin exécute pour vous. Ils combinent plusieurs outils (comptabilité, CRM, e-mail, agenda) en une seule commande. Vous les créez par chat, voix ou le constructeur visuel dans le tableau de bord.
Comment fonctionnent les workflows
- Vous décrivez ce que vous voulez en langage naturel
- Merlin traduit cela en une série d'étapes
- Chaque étape utilise un outil spécifique (ex. "lire les factures", "créer un contact CRM")
- La sortie de l'étape 1 peut servir d'entrée pour l'étape 2
- Après exécution, vous recevez le résultat par chat, voix ou notification
Créer un workflow
Par chat ou voix
Décrivez le workflow en langage naturel :
"Crée un workflow 'briefing matinal' qui récupère mon agenda du jour, vérifie les factures impayées et me fait un résumé."
Merlin crée le workflow et affiche un aperçu des étapes. Vous pouvez confirmer, ajuster ou régénérer les étapes.
Via le constructeur visuel
- Allez dans Automatisations dans le tableau de bord
- Cliquez sur Nouveau → Créer un workflow
- Ajoutez des étapes en choisissant un fournisseur et une capability
- Configurez les paramètres par étape
- Définissez un déclencheur (manuel, programmé ou par chat/voix)
- Cliquez sur Enregistrer
Étapes et fournisseurs
Chaque étape de workflow se compose de :
| Composant | Description |
|---|---|
| Fournisseur | Le service connecté (ex. Moneybird, HubSpot, Google) |
| Capability | Ce que l'étape fait (ex. lire les factures, créer un contact) |
| Paramètres | Filtres ou valeurs optionnels (ex. "uniquement impayées") |
| Gestion d'erreurs | Que se passe-t-il en cas d'échec : arrêter ou continuer |
Déclencheurs
| Déclencheur | Description |
|---|---|
| Manuel | "Lance mon briefing matinal" par chat ou voix |
| Programmé | Automatiquement à heures fixes (quotidien, hebdomadaire, mensuel) |
| Par chat | Merlin reconnaît l'intention et déclenche le workflow |
Exemples de workflows
Briefing matinal
Étapes :
- Lire l'agenda du jour (Google/Microsoft)
- Récupérer les factures impayées (Moneybird)
- Compter les e-mails sans réponse (Gmail/Outlook)
Résultat : un résumé de votre journée en 10 secondes.
Clôture hebdomadaire
Étapes :
- Récupérer tous les brouillons de factures de la semaine
- Calculer le montant total
- Vérifier les numéros de TVA manquants
- Lister les devis en cours de plus de 14 jours
Résultat : un rapport avec des recommandations.
Onboarding nouveau client
Étapes :
- Créer un contact dans le CRM (HubSpot)
- Créer une facture de bienvenue (Moneybird)
- Planifier un rendez-vous de présentation (Google Agenda)
- Créer une tâche de suivi
Gestion d'erreurs
Par étape, vous pouvez définir le comportement en cas d'échec :
- Arrêter : le workflow s'arrête et vous recevez un message d'erreur
- Continuer : le workflow continue avec l'étape suivante
Historique des workflows
Sous Automatisations → Historique, vous voyez tous les workflows exécutés avec :
- Date et heure
- Quelles étapes ont été exécutées
- Quelles étapes ont été ignorées ou ont échoué
- La sortie par étape
Workflows avec analyse IA
Les workflows peuvent contenir une étape d'analyse qui envoie la sortie des étapes précédentes à l'IA. L'IA interprète les données, trouve des connexions et propose des actions concrètes. Voir Automatisations pour les détails sur l'étape d'analyse et le processus d'approbation.
Ops Pack (runbook apres creation)
Apres creation ou enregistrement d'un workflow, vous obtenez un Ops Pack:
- Apercu court des etapes
- Regle d'approbation si une etape analyze est presente (approbation obligatoire; pas d'auto-execute)
- Phrases de test pour demarrer le workflow en chat (ex. "Demarrer workflow brief du matin")
En option, un admin du compte peut enregistrer le runbook comme connaissance. Merlin cherche ce contenu des une nouvelle session. La definition du workflow n'est pas modifiee en silence.