Automatisierungen
KI-Analyse von Geschäftsdaten aus mehreren Quellen, mit Genehmigungsprozess und Querverweisen.
Automatisierungen
Automatisierungen kombinieren Workflows mit einem KI-Analyse-Schritt. Die KI liest Daten aus all Ihren verbundenen Systemen, findet Zusammenhänge und schlägt konkrete Aktionen vor. Sie genehmigen die Aktionen, bevor sie ausgeführt werden.
Wie es funktioniert
- Lesen: der Workflow ruft Daten aus Ihren Kommunikationskanälen ab (Slack, E-Mail, Teams)
- Auto-Inject: das System ruft automatisch Kontext aus Ihrem CRM, Buchhaltung und Projekttools ab
- Analysieren: die KI interpretiert alle Daten, sucht Muster und erstellt Querverweise
- Genehmigen: Sie prüfen die Ergebnisse und genehmigen oder lehnen die Aktionen ab
- Ausführen: nach Genehmigung führt Merlin die Schreibaktionen aus (CRM aktualisieren, Slack-Nachricht senden, usw.)
Der KI-Analyse-Schritt
Der Analyse-Schritt ist das Herzstück der Automatisierungen. Das LLM empfängt die Ausgabe aller vorherigen Workflow-Schritte plus automatisch abgerufenen Kontext und generiert:
- Kundensignale: Insolvenz, Zahlungsprobleme, Kündigung, Wachstum
- Querverweise: denselben Kunden in mehreren Systemen verknüpfen
- Konflikte: Informationen in System A, die nicht mit System B übereinstimmen
- Aktionspunkte: konkrete Schritte pro System
- Dringlichkeitslabel: DRINGEND, AKTION oder INFO pro Ergebnis
Beispiel
Sie haben einen täglichen Workflow, der Slack und Gmail liest. Der Analyse-Schritt sieht:
- Slack: "Jan sagte: Multivlaai ist insolvent"
- Gmail: "E-Mail von Multivlaai: wir können Rechnung #2024-456 nicht bezahlen"
- HubSpot (Auto-Inject): "Multivlaai BV, Deal: Website Redesign, Status: in Bearbeitung"
- Moneybird (Auto-Inject): "Multivlaai BV, ausstehend: EUR 3.200, 30 Tage überfällig"
Die KI kombiniert dies zu: "DRINGEND: Multivlaai BV ist als insolvent gemeldet. Deal 'Website Redesign' in HubSpot ist noch aktiv. Ausstehend bei Moneybird: EUR 3.200. Aktionspunkte: 1) Deal auf 'verloren' setzen, 2) Rechnungsversand stoppen, 3) Account-Manager informieren."
Auto-Inject
Das System ruft automatisch Daten von aktiven Anbietern ab, ohne Konfiguration. Welche Quellen:
| Kategorie | Anbieter | Was abgerufen wird |
|---|---|---|
| CRM | HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho, Freshsales, ActiveCampaign | Kontakte, Deals, Notizen |
| Buchhaltung | Moneybird, Exact, Xero, QuickBooks, Sage, Pennylane, SnelStart | Kontakte, offene Rechnungen |
| Projektmanagement | Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion, Linear, Jira | Aktuelle Aufgaben, Status |
| Support | Zendesk, Freshdesk, ServiceNow | Offene Tickets |
Daten, die bereits in einem Workflow-Schritt vorhanden sind, werden nicht doppelt abgerufen.
Genehmigungsprozess
Nach der KI-Analyse genehmigt der PIN-Benutzer die vorgeschlagenen Aktionen. Es gibt drei Modi:
| Modus | Verhalten |
|---|---|
| Genehmigung anfordern (Standard) | Merlin pausiert, sendet die Zusammenfassung und wartet auf Ihre Zustimmung |
| Nur benachrichtigen | Merlin sendet die Zusammenfassung, führt aber keine Aktionen aus |
| Sofort ausführen | Merlin führt die Aktionen sofort aus, ohne zu warten |
Wo erhalten Sie Genehmigungsanfragen?
| Kanal | Wie es aussieht |
|---|---|
| Dashboard | Badge bei Automatisierungen, Genehmigen/Ablehnen-Buttons |
| Desktop-App | Rich Card im Chat mit Genehmigen/Ablehnen-Buttons |
| Android-App | Rich Card im Chat + Push-Benachrichtigung |
| Webcall-Widget | Rich Card im Chat |
| Slack | Nachricht mit Buttons via Block Kit |
| Link zur Genehmigungsseite im Dashboard |
Wer genehmigt?
Sie bestimmen pro Workflow, wer Genehmigungsanfragen erhält und bearbeiten darf:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Nur ich (Standard) | Nur der Workflow-Ersteller erhält und darf genehmigen |
| Mein Team | Alle PIN-Benutzer in einer Gruppe erhalten die Anfrage |
| Nur Administrator | Nur Kontoadministratoren dürfen genehmigen |
| Bestimmte Personen | Wählen Sie genau, welche PIN-Benutzer genehmigen |
| Jeder mit Zugang | Alle PIN-Benutzer mit Workflow-Berechtigungen |
Wenn Sie Slack verbunden haben, können Sie Genehmigungsanfragen als Direktnachricht (DM) statt in einem Kanal erhalten. Merlin verknüpft Ihre PIN-Benutzer automatisch anhand der E-Mail-Adresse mit Slack-Konten.
Timeout
Genehmigungsanfragen laufen nach einem konfigurierbaren Zeitraum ab (Standard 4 Stunden). Nach Ablauf werden keine Aktionen ausgeführt und Sie erhalten eine Benachrichtigung.
"Sofort ausführen" per Sprache/Chat
Wenn Sie einen Workflow mit einer expliziten Anweisung wie "mach es sofort" oder "direkt ausführen" triggern, überspringt Merlin den Genehmigungsschritt für diesen spezifischen Lauf.
Automatisierung erstellen
Per Chat oder Sprache
"Erstelle eine Automatisierung, die jeden Morgen mein Slack und E-Mail prüft, analysiert was wichtig ist, und mir eine Zusammenfassung in Slack sendet."
Merlin erstellt den Workflow mit einem Analyse-Schritt und richtet den Genehmigungsmechanismus ein.
Über das Dashboard
- Gehen Sie zu Automatisierungen im Dashboard
- Klicken Sie auf Neu → Workflow erstellen
- Fügen Sie Lese-Schritte hinzu (Slack, Gmail, usw.)
- Fügen Sie einen KI-Analyse-Schritt hinzu
- Schreiben Sie eine Anweisung für die KI (z.B. "Fokus auf Kundensignale und Zahlungsprobleme")
- Fügen Sie optional Schreib-Schritte hinzu (Slack-Nachricht, CRM-Notiz)
- Stellen Sie den Genehmigungsmodus ein
- Klicken Sie auf Speichern
Einstellungen pro Automatisierung
| Einstellung | Optionen | Standard |
|---|---|---|
| Nach KI-Analyse | Genehmigung anfordern / Nur benachrichtigen / Sofort ausführen | Genehmigung anfordern |
| Wer genehmigt | Nur ich / Mein Team / Nur Administrator / Bestimmte Personen / Jeder | Nur ich |
| Slack-Benachrichtigung | Direktnachricht (DM) / Kanal | Direktnachricht |
| Timeout | 1 Stunde / 4 Stunden / 24 Stunden / 48 Stunden | 4 Stunden |
| Benachrichtigungskanal | Dashboard / Slack / E-Mail / Push | Dashboard |
Verlauf
Unter Automatisierungen im Dashboard sehen Sie die letzten 20 Läufe mit:
- Status (abgeschlossen, fehlgeschlagen, genehmigt, abgelehnt, abgelaufen)
- Welche Schritte ausgeführt wurden
- Die KI-Analyse-Ausgabe
- Ob und wann die Genehmigung erteilt wurde
Kosten
Der KI-Analyse-Schritt wird nicht separat abgerechnet. Die Nutzung fällt unter Ihren regulären Minutenverbrauch, genau wie normale Chat- und Sprachgespräche. Keine Überraschungen oder versteckte Gebühren.
Beispiele
Tägliche Kommunikationskanal-Synchronisierung
Liest Slack und Gmail, analysiert mit Auto-Inject aus HubSpot und Moneybird, sendet Zusammenfassung in Slack nach Genehmigung.
Wöchentliche Pipeline-Review
Liest CRM-Deals und offene Rechnungen, analysiert welche Deals Aufmerksamkeit benötigen, schlägt Aktionen vor.
Support-Eskalations-Monitor
Liest offene Support-Tickets, verknüpft mit CRM-Daten und Rechnungsstatus, eskaliert dringende Fälle.