Workflows
Erstellen Sie automatisierte Schrittfolgen, die mehrere Tools kombinieren. Per Chat, Sprache oder dem visuellen Builder.
Workflows
Workflows sind mehrstufige Automatisierungen, die Merlin für Sie ausführt. Sie kombinieren mehrere Tools (Buchhaltung, CRM, E-Mail, Kalender) in einem einzigen Befehl. Sie erstellen sie per Chat, Sprache oder dem visuellen Builder im Dashboard.
Wie Workflows funktionieren
- Sie beschreiben, was Sie möchten, in normaler Sprache
- Merlin übersetzt dies in eine Reihe von Schritten
- Jeder Schritt nutzt ein bestimmtes Tool (z.B. "Rechnungen lesen", "CRM-Kontakt erstellen")
- Die Ausgabe von Schritt 1 kann als Eingabe für Schritt 2 dienen
- Nach Abschluss erhalten Sie das Ergebnis per Chat, Sprache oder als Benachrichtigung
Workflow erstellen
Per Chat oder Sprache
Beschreiben Sie den Workflow in normaler Sprache:
"Erstelle einen Workflow 'Morgen-Briefing', der meinen Kalender für heute abruft, offene Rechnungen prüft und mir eine Zusammenfassung gibt."
Merlin erstellt den Workflow und zeigt eine Vorschau der Schritte. Sie können die Schritte bestätigen, anpassen oder neu generieren lassen.
Über den visuellen Builder
- Gehen Sie zu Automatisierungen im Dashboard
- Klicken Sie auf Neu → Workflow erstellen
- Fügen Sie Schritte hinzu, indem Sie einen Anbieter und eine Capability wählen
- Konfigurieren Sie die Parameter pro Schritt
- Legen Sie einen Trigger fest (manuell, geplant oder per Chat/Sprache)
- Klicken Sie auf Speichern
Schritte und Anbieter
Jeder Workflow-Schritt besteht aus:
| Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Anbieter | Der verbundene Dienst (z.B. Moneybird, HubSpot, Google) |
| Capability | Was der Schritt tut (z.B. Rechnungen lesen, Kontakt erstellen) |
| Parameter | Optionale Filter oder Werte (z.B. "nur unbezahlt") |
| Fehlerbehandlung | Was passiert bei einem Fehler: stoppen oder fortfahren |
Trigger
| Trigger | Beschreibung |
|---|---|
| Manuell | "Starte mein Morgen-Briefing" per Chat oder Sprache |
| Geplant | Automatisch zu festen Zeiten (täglich, wöchentlich, monatlich) |
| Per Chat | Merlin erkennt die Absicht und startet den Workflow |
Beispiel-Workflows
Morgen-Briefing
Schritte:
- Kalender für heute lesen (Google/Microsoft)
- Offene Rechnungen abrufen (Moneybird)
- Unbeantwortete E-Mails zählen (Gmail/Outlook)
Ergebnis: eine Zusammenfassung Ihres Tages in 10 Sekunden.
Wochenabschluss
Schritte:
- Alle Entwurfsrechnungen dieser Woche abrufen
- Gesamtbetrag berechnen
- Fehlende USt-Nummern prüfen
- Offene Angebote älter als 14 Tage auflisten
Ergebnis: ein Bericht mit Empfehlungen.
Neukunden-Onboarding
Schritte:
- Kontakt im CRM erstellen (HubSpot)
- Willkommensrechnung erstellen (Moneybird)
- Kennenlern-Termin planen (Google Kalender)
- Follow-up-Aufgabe erstellen
Fehlerbehandlung
Pro Schritt können Sie festlegen, was bei einem Fehler passiert:
- Stoppen: der Workflow stoppt und Sie erhalten eine Fehlermeldung
- Fortfahren: der Workflow fährt mit dem nächsten Schritt fort
Workflow-Verlauf
Unter Automatisierungen → Verlauf sehen Sie alle ausgeführten Workflows mit:
- Datum und Uhrzeit
- Welche Schritte ausgeführt wurden
- Welche Schritte übersprungen oder fehlgeschlagen sind
- Die Ausgabe pro Schritt
Workflows mit KI-Analyse
Workflows können einen Analyse-Schritt enthalten, der die Ausgabe vorheriger Schritte durch KI sendet. Die KI interpretiert die Daten, findet Zusammenhänge und schlägt konkrete Aktionen vor. Siehe Automatisierungen für Details zum Analyse-Schritt und Genehmigungsprozess.
Ops Pack (Runbook nach dem Build)
Nach dem Erstellen oder Speichern eines Workflows erhalten Sie ein Ops Pack:
- Kurze Übersicht der Schritte
- Freigaberegel, wenn ein Analyse-Schritt vorhanden ist (Freigabe bleibt Pflicht; kein Auto-Execute)
- Testsatz zum Starten des Workflows im Chat (z.B. "Starte Workflow Morgen-Briefing")
Optional kann ein Account-Admin das Runbook als Wissen speichern. Merlin sucht diesen Inhalt ab einer neuen Sitzung. Die Workflow-Definition wird nicht still geändert.