Automatiseringen
AI-analyse van bedrijfsdata uit meerdere bronnen, met goedkeuringsproces en cross-referencing.
Automatiseringen
Automatiseringen combineren workflows met een AI-analysestap. De AI leest data uit al je gekoppelde systemen, legt verbanden en stelt concrete acties voor. Je keurt de acties goed voordat ze worden uitgevoerd.
Hoe het werkt
- Lezen: de workflow haalt data op uit je communicatiekanalen (Slack, Microsoft 365, WhatsApp, enz.)
- Auto-inject: het systeem haalt automatisch context op uit communicatie, CRM, boekhouding, projecttools en support
- Analyseren: de AI interpreteert alle data, zoekt patronen en legt cross-referenties
- Goedkeuren: je reviewt de bevindingen en keurt acties goed of af
- Uitvoeren: na goedkeuring voert Merlin de schrijfacties uit (CRM updaten, Slack-bericht sturen, etc.)
De AI-analysestap
De analyze-stap is het hart van automatiseringen. Het LLM ontvangt de output van alle voorgaande workflow-stappen plus automatisch opgehaalde context, en genereert:
- Klant-signalen: faillissement, betaalproblemen, opzegging, groei
- Cross-referenties: dezelfde klant in meerdere systemen koppelen
- Conflicten: informatie in systeem A die niet klopt met systeem B
- Actiepunten: concrete stappen per systeem
- Urgentie-labels: URGENT, ACTIE of INFO per bevinding
Voorbeeld
Je hebt een dagelijkse workflow die Slack en Outlook leest. De analyze-stap ziet:
- Slack: "Jan zei: Multivlaai gaat failliet"
- Outlook (Microsoft 365): "Mail van Multivlaai: we kunnen factuur #2024-456 niet betalen"
- HubSpot (auto-inject): "Multivlaai BV, deal: Website redesign, status: in progress"
- Moneybird (auto-inject): "Multivlaai BV, openstaand: EUR 3.200, 30 dagen te laat"
De AI combineert dit tot: "URGENT: Multivlaai BV is failliet gemeld. Deal 'Website redesign' in HubSpot is nog actief. Openstaand bij Moneybird: EUR 3.200. Actiepunten: 1) Deal naar 'verloren', 2) Factuurverzending stoppen, 3) Accountmanager informeren."
Auto-inject
Het systeem haalt automatisch data op uit actieve providers, zonder dat je dit hoeft te configureren. Welke bronnen:
| Categorie | Providers | Wat wordt opgehaald |
|---|---|---|
| Communicatie | Slack, Microsoft 365 (Outlook/Teams), WhatsApp Business, Telegram, Twilio | Recente berichten, kanalen |
| CRM | HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho CRM, Freshsales, ActiveCampaign, Apollo, Attio | Contacten, deals, notities |
| Boekhouding | Moneybird, Jortt, Exact Online, Xero, QuickBooks, Sage, Pennylane, SnelStart, AccountView, AFAS, WeFact, e-Boekhouden, sevDesk, Elvy, Credifin | Relaties, openstaande facturen |
| Projectmanagement | Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion, Linear, Jira, Confluence, Airtable | Recente taken, statussen |
| Support | Zendesk, Freshdesk, ServiceNow, Front, Trengo | Open tickets, conversaties |
Auto-inject werkt alleen voor actieve koppelingen waar de PIN-gebruiker leesrechten heeft. Per analyze-run worden maximaal 5 bronnen gebruikt (maximaal één per categorie, behalve Communicatie).
Google Workspace / Gmail wordt nog niet auto-injected (CASA-verificatie). E-mail lezen kan via Microsoft 365 of als expliciete lees-stap in de workflow.
Data die al in een workflow-stap zit wordt niet dubbel opgehaald.
Goedkeuringsproces
Na de AI-analyse keurt de PIN-gebruiker de voorgestelde acties goed. Er zijn drie modi:
| Modus | Gedrag |
|---|---|
| Goedkeuring vragen (standaard) | Merlin pauzeert, stuurt de samenvatting, en wacht op je akkoord |
| Alleen melden | Merlin stuurt de samenvatting maar voert geen acties uit |
| Direct uitvoeren | Merlin voert de acties meteen uit zonder te wachten |
Waar ontvang je goedkeurverzoeken?
| Kanaal | Hoe het eruitziet |
|---|---|
| Dashboard | Badge op Automatiseringen, approve/reject knoppen |
| Desktop app | Rich card in de chat met Goedkeuren/Afwijzen knoppen |
| Android & iPhone | Rich card in chat + push-notificatie |
| Webcall widget | Rich card in de chat |
| Slack | Bericht met knoppen via Block Kit |
| Link naar de goedkeuringspagina in het dashboard |
Wie keurt goed?
Je bepaalt per workflow wie goedkeurverzoeken ontvangt en mag afhandelen:
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Alleen ik (standaard) | Alleen de maker van de workflow ontvangt en mag goedkeuren |
| Mijn team | Alle PIN-gebruikers in een groep ontvangen het verzoek |
| Alleen beheerder | Alleen accountbeheerders mogen goedkeuren |
| Specifieke personen | Kies precies welke PIN-gebruikers goedkeuren |
| Iedereen met toegang | Alle PIN-gebruikers met workflow-rechten |
Als je Slack hebt gekoppeld, kun je kiezen om goedkeurverzoeken als privebericht (DM) te ontvangen in plaats van in een kanaal. Merlin matcht je PIN-gebruikers automatisch met Slack-accounts op basis van e-mailadres.
Timeout
Goedkeurverzoeken verlopen na een instelbare periode (standaard 4 uur). Na het verlopen worden geen acties uitgevoerd en krijg je een melding.
"Doe het meteen" via spraak/chat
Als je een workflow triggert met een expliciete instructie als "doe het meteen" of "voer direct uit", slaat Merlin de goedkeuringsstap over voor die specifieke run.
Automatisering aanmaken
Via chat of spraak
"Maak een automatisering die elke ochtend mijn Slack en Outlook checkt, analyseert wat er belangrijk is, en me een samenvatting stuurt in Slack."
Merlin maakt de workflow aan met een analyze-stap en stelt het goedkeuringsmechanisme in.
Via het dashboard
- Ga naar Automatiseringen in het dashboard
- Klik op Nieuw → Workflow samenstellen
- Voeg lees-stappen toe (Slack, Microsoft 365, enz.)
- Voeg een AI-analyse stap toe
- Schrijf een instructie voor de AI (bijv. "Focus op klant-signalen en betaalproblemen")
- Voeg optioneel schrijf-stappen toe (Slack-bericht, CRM-notitie)
- Stel de goedkeuringsmodus in
- Klik Opslaan
Instellingen per automatisering
| Instelling | Opties | Standaard |
|---|---|---|
| Na AI-analyse | Goedkeuring vragen / Alleen melden / Direct uitvoeren | Goedkeuring vragen |
| Wie keurt goed | Alleen ik / Mijn team / Alleen beheerder / Specifieke personen / Iedereen | Alleen ik |
| Slack-notificatie | Privebericht (DM) / Kanaal | Privebericht |
| Timeout | 1 uur / 4 uur / 24 uur / 48 uur | 4 uur |
| Notificatiekanaal | Dashboard / Slack / E-mail / Push | Dashboard |
Run-history
Onder Automatiseringen in het dashboard zie je de laatste 20 runs met:
- Status (voltooid, gefaald, goedgekeurd, afgewezen, verlopen)
- Welke stappen zijn uitgevoerd
- De AI-analyse output
- Of en wanneer goedkeuring is gegeven
Kosten
De AI-analysestap wordt niet apart gefactureerd. Het gebruik valt onder je reguliere minutenverbruik, net als gewone chat- en spraakgesprekken. Er zijn geen verrassingen of verborgen kosten.
Voorbeelden
Dagelijkse com-kanalen sync
Leest Slack en Outlook, analyseert met auto-inject vanuit HubSpot en Moneybird, stuurt samenvatting in Slack na goedkeuring.
Wekelijkse pipeline-review
Leest CRM-deals en openstaande facturen, analyseert welke deals aandacht nodig hebben, stelt acties voor.
Support-escalatie monitor
Leest open support-tickets, cross-refereert met CRM-data en factuurstatus, escaleert urgente gevallen.