Workflows
Bouw geautomatiseerde stappenreeksen die meerdere tools combineren. Via chat, spraak of de visuele builder.
Workflows
Workflows zijn meerstaps-automatiseringen die Merlin voor je uitvoert. Ze combineren meerdere tools (boekhouding, CRM, e-mail, agenda) in één opdracht. Je bouwt ze via chat, spraak of de visuele builder in het dashboard.
Hoe workflows werken
- Je beschrijft wat je wilt in gewone taal
- Merlin vertaalt dit naar een reeks stappen
- Elke stap gebruikt een specifieke tool (bijv. "lees facturen", "maak CRM-contact aan")
- De output van stap 1 kan als input dienen voor stap 2
- Na afloop krijg je het resultaat via chat, spraak of als notificatie
Workflow bouwen
Via chat of spraak
Beschrijf de workflow in gewone taal:
"Maak een workflow 'ochtend-briefing' die mijn agenda voor vandaag ophaalt, openstaande facturen checkt en een samenvatting geeft."
Merlin maakt de workflow aan en toont een preview van de stappen. Je kunt de stappen bevestigen, aanpassen of opnieuw laten genereren.
Via de visuele builder
- Ga naar Automatiseringen in het dashboard
- Klik op Nieuw → Workflow samenstellen
- Voeg stappen toe door een provider en capability te kiezen
- Configureer per stap de parameters
- Stel een trigger in (handmatig, gepland of via chat/spraak)
- Klik Opslaan
Stappen en providers
Elke workflow-stap bestaat uit:
| Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|
| Provider | De gekoppelde dienst (bijv. Moneybird, HubSpot, Google) |
| Capability | Wat de stap doet (bijv. facturen lezen, contact aanmaken) |
| Parameters | Optionele filters of waarden (bijv. "alleen onbetaald") |
| Foutafhandeling | Wat gebeurt er als de stap faalt: stoppen of doorgaan |
Triggers
| Trigger | Beschrijving |
|---|---|
| Handmatig | "Draai mijn ochtend-briefing" via chat of spraak |
| Gepland | Automatisch op vaste tijden (dagelijks, wekelijks, maandelijks) |
| Via chat | Merlin herkent de intentie en triggert de workflow |
Voorbeeld-workflows
Ochtend-briefing
Stappen:
- Lees agenda voor vandaag (Google/Microsoft)
- Haal openstaande facturen op (Moneybird)
- Tel onbeantwoorde e-mails (Gmail/Outlook)
Resultaat: een samenvatting van je dag in 10 seconden.
Weekafsluiting
Stappen:
- Haal alle conceptfacturen van deze week op
- Tel het totaalbedrag
- Check ontbrekende btw-nummers
- Lijst openstaande offertes ouder dan 14 dagen
Resultaat: een rapport met aanbevelingen.
Nieuwe klant onboarding
Stappen:
- Maak contact aan in CRM (HubSpot)
- Maak welkomstfactuur aan (Moneybird)
- Plan een kennismakingsgesprek (Google Agenda)
- Maak een follow-up taak aan
Foutafhandeling
Per stap kun je instellen wat er gebeurt als de stap faalt:
- Stoppen: de workflow stopt en je krijgt een foutmelding
- Doorgaan: de workflow gaat door met de volgende stap
Workflow-geschiedenis
Onder Automatiseringen → Run-history zie je alle uitgevoerde workflows met:
- Datum en tijdstip
- Welke stappen zijn uitgevoerd
- Welke stappen zijn overgeslagen of gefaald
- De output per stap
Workflows met AI-analyse
Workflows kunnen een analyze-stap bevatten die de output van voorgaande stappen door AI stuurt. De AI interpreteert de data, legt verbanden en stelt concrete acties voor. Zie Automatiseringen voor details over de analyze-stap en het goedkeuringsproces.
Ops Pack (runbook na build)
Na het bouwen of opslaan van een workflow krijg je een Ops Pack:
- Kort overzicht van de stappen
- Goedkeuringsregel als er een analyze-stap is (goedkeuring blijft verplicht; geen auto-execute)
- Testzinnen om de workflow in chat te starten (bijv. "Start workflow ochtend-briefing")
Optioneel kan een account-beheerder de runbook opslaan als kennis. Merlin zoekt die inhoud vanaf een nieuwe sessie. De workflow-definitie wordt niet stil gewijzigd.